¿Qué es una RFQ y cómo hacerla?

Una solicitud de cotización o RFQ es solo uno de los muchos documentos de RFx útiles . Es una parte clave de cualquier proceso de compras que aspire a ser óptimo. De hecho, cuando se usa de la manera correcta, la RFQ es una herramienta excelente para un abastecimiento rentable. 

Es cierto que los documentos RFx y, en general, los conceptos de compras pueden resultar confusos. Por eso desde forsitis queremos explicarlo de la manera más sencilla posible con esta guía, para que puedas implementarlo en la metodología de compras desde el minuto 1.

Significado de RFQ en Compras

Una solicitud de cotización, solicitud de precio o RFQ es un documento que detalla los requisitos de un comprador y solicita a los proveedores que respondan con los precios y las condiciones de pago. La RFQ estandariza los precios de los proveedores facilitando a los equipos de compras comparar objetivamente todas las opciones ofertadas.

Diferencia entre RFQ y RFP

La diferencia entre una RFQ y una RFP es su propósito. Al utilizar una solicitud de presupuesto, es probable que esté buscando el precio más económico. Por otro lado, una solicitud de propuesta (RFP) hace preguntas complejas para seleccionar el mejor proveedor en función de una serie de factores que nos son de interés. 

En consecuencia, las preguntas de una RFQ se centran casi exclusivamente en el costo. Las preguntas comunes en una solicitud de cotización incluyen costo por unidad, descuentos por volumen, paquetes de precios y términos de servicio. Además, a menudo se utilizan tablas de precios para ayudar a facilitar las comparaciones entre proveedores.

Por el contrario, las preguntas de RFP a menudo exploran consideraciones más matizadas como la experiencia, el servicio al cliente, los diferenciadores competitivos, etc. Si bien las RFP suelen abordar el precio, por lo general, es una pequeña consideración entre muchos criterios de evaluación.

¿Cuándo debería utilizar una RFQ?

Si bien es extremadamente útil, una solicitud de cotización no se adapta bien a todas las situaciones de adquisición. Debido a que la consideración principal en una solicitud de precio es el costo, se usa con mayor frecuencia para compras indirectas. Por ejemplo, puede apoyarse en una RFQ para comprar productos específicos, como hardware, suministros de oficina o materiales. Además, también puede utilizarlos para compras indirectas. Sin embargo, cuando se utiliza para obtener bienes y servicios complejos, es importante conocer todos los detalles posibles.

La RFQ también describe cómo cada proveedor debe proporcionar su información de precios. De hecho, las Solicitudes de Presupuesto requieren una vista detallada de la oferta del proveedor, incluidos los costos detallados de cada producto o servicio. Este nivel de detalle le será de gran utilidad para realizar posteriormente comparaciones muy precisas, los datos no mienten.

Pasos para realizar una RFQ eficiente

1. Preparación y requisitos

Antes de emitir una RFQ, debe decidir exactamente qué necesita su negocio. La fase de preparación es la que lleva más tiempo. Mientras se prepara, recuerde que cuanto más detalles pueda proporcionar, más precisas y útiles serán las respuestas de su proveedor. Asegúrese de colaborar con las partes interesadas internas para explorar todos los requisitos necesarios.

Además de los detalles del producto o servicio que le gustaría comprar, deberá decidir:

• ¿Qué tipo de RFQ se emitirá?
• ¿Quiénes serán invitados a responder a la RFQ?
• ¿Cuándo será la fecha límite?
• ¿Cómo comparará los precios?

Documentos para incluir en su solicitud de presupuesto

El detalle está en el centro de cada solicitud de cotización efectiva. La información adicional ayudará a acelerar las respuestas de los proveedores, así como el proceso de contratación.

Junto con su RFQ, es importante incluir documentación adicional:

• Invitación a licitar con introducción y resumen.
• Su cronograma de RFQ, incluidas las preguntas y respuestas y la fecha límite de envío.
• Descripción general del negocio con una descripción de su empresa, detalles sobre el proyecto y cualquier otra información de fondo relevante.
• Precalificación o requisitos mínimos para garantizar que el proveedor sea elegible para responder.
• Términos y condiciones generales, incluido si los términos son negociables o no.
• Plantilla o tabla de precios, desglosada por artículo y elemento de costo.
• Criterios de selección y evaluación, así como sus pautas de puntuación de RFQ.

2. Emisión y gestión

Ahora es el momento de enviar la solicitud de presupuesto a sus proveedores. Cuanta más información del mercado podamos obtener, más preciso y ajustado serán nuestros gastos.

Deja suficiente tiempo para que el proveedor trabaje en la RFQ con su equipo, dependiendo del proyecto pueden ser días o semanas. Pero, cuando surjan preguntas, comparta las respuestas con todos los participantes. Poseer un sistema de RFx centralizado puede acelerar y facilitar mucho este proceso.

Durante todo el proceso, es fundamental que mantenga la igualdad de condiciones. Comparta la misma información y haga las mismas preguntas a todos los participantes. A medida que reciba respuestas, es una buena práctica confirmar su recepción con el proveedor. A menos que tenga una oferta abierta, mantenga la información sobre las ofertas de otros proveedores en estricta confidencialidad.

3. Puntuación y selección

Si trabaja con un comité de selección u otras partes interesadas, redacte un resumen con la información clave. Debe incluir una descripción general de la cantidad de ofertas que recibió, la cantidad de ofertas que fueron calificadas y por qué otras fueron descalificadas. 

Su selección final probablemente será el proveedor que ofreció el mejor precio y condiciones. Pero te recomendamos que te fijes en otros aspectos como tiempos de entrega, condiciones de pago, calidad del producto…

Una vez que haya hecho su elección, mantenga una documentación clara del proceso, las ofertas calificadas, los criterios publicados y el ganador. Estos datos ofrecen transparencia y se pueden utilizar en el futuro al emitir nuevas RFQ.

4. Cierre y contratación

Envíe una carta de concesión a su proveedor seleccionado. La respuesta proporcionada por el proveedor es una cotización, no un acuerdo formal. Negocie con su proveedor para finalizar los detalles finales. Luego, suponiendo que todo vaya bien, recibirá la aceptación del proveedor.

Dado los esfuerzos que has dedicado a su preparación, el proceso de contratación debe ser sencillo. Cree su contrato con los detalles, términos y condiciones, información de pago y entregables que se describieron en la documentación de RFQ inicial. Una vez ejecutado el contrato, notifique a los demás proveedores de su selección mediante una carta de rechazo de propuesta . 

Debes mantener relaciones cordiales, incluso con proveedores no seleccionados. Proporcione todas las respuestas, información o contexto que pueda a los proveedores que no ganaron la licitación. Actualice los perfiles de los proveedores con cualquier información nueva para que la próxima vez que esté listo para involucrarlos, tenga toda la información correcta.

5. Revisión y evaluación

La evaluación continua de la experiencia del proveedor es una parte clave del desarrollo de relaciones efectivas a largo plazo.

Preguntas generales de evaluación de proveedores:

• ¿El proveedor está cumpliendo con su parte del acuerdo?
• ¿Está obteniendo el valor que esperaba y que había planeado?
• ¿Se puede mejorar la relación?
• ¿El proveedor ha recibido comentarios y ha actuado sobre ellos?
• ¿Están otros proveedores ofreciendo precios más competitivos ahora?
• ¿Ha cambiado el mercado?

¿Qué debe incluir una RFQ?

La RFQ varía mucho de una industria a otra y puede personalizarse para adaptarse a las necesidades de su empresa.

Información del comprador

• Nombre del proyecto.
• Objetivos y antecedentes.
• Información del punto de contacto del comprador.
• Instrucciones del postor.
• Cronograma de RFQ.

Especificaciones detalladas

• Descripción del producto o de las piezas.
• Requerimientos técnicos.
• Cantidades.
• Requisitos de entrega.
• Tabla / formulario de precios.

Criterios de selección

• Cuestionario de precalificación.
• Tipo de RFQ (abierto o cerrado).
• Criterios de puntuación.
• Cronograma del proceso de selección.

Términos y condiciones

• Requisitos legales y de seguridad.
• Términos y condiciones.
• Divulgaciones.
• Contrato estándar.

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