Servicios de análisis de costes
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El análisis de costes es clave para cualquier empresa y sector, puesto que supone el punto de partida para aplicar eficiencia y control desde el área de Compras.

¿Cómo podemos ayudarte a identificar y controlar los gastos de tu empresa?

Medir y controlar nuestros costes de manera sistemática y periódica requiere de mucho tiempo y recursos de los que en ocasiones no disponemos. Por esta razón, una alternativa realista es externalizar hacia un equipo externo, que posea el Know How y las herramientas para llevarlo a cabo rápida y eficazmente.

Un aliado externo no solo te ayuda a realizar este análisis de costes, sino que también puede:

  • Clasificar estos gastos en función del tipo de coste y su relevancia en nuestra organización.
  • Valorar su potencial ahorro.
  • Identificar gastos superfluos sin controlar (cola de gasto).
  • Implementar tecnología para automatizar la gestión y control del gasto.

¿Qué es Análisis de costes?

El análisis de costes es una parte crítica en cualquier empresa. Supone el punto de partida para para cualquier toma de decisiones sobre nuestro negocio, especialmente cuando hablamos de optimizar nuestro consumo y alcanzar los objetivos financieros que nos hayamos marcado.

El número de proveedores en cada categoría, su volumen de gasto y el posible impacto en nuestra actividad son algunos de los puntos clave que debemos tener en cuenta a la hora de realizar un análisis del gasto. Como empresa debemos ser capaces de controlar en todo momento cada uno de nuestros gastos.

En forsitis te ayudamos a identificar cada gasto dentro de tu organización para poder actuar posteriormente sobre él aplicando eficiencia. Con este análisis solo debemos ser capaces de dedicarle tiempo y recursos a optimizarlo, bien lanzando nuevas licitaciones, renegociando contratos, reduciendo proveedores, etc.

¿Por qué es importante realizar un análisis y control de nuestros costes?

A continuación te contamos algunas ventajas de realizar un análisis de costes dentro de tu empresa.

  • Permite conocer qué es lo que estamos comprando en cada momento, a qué precio y a qué proveedor. Realizar un análisis permite a las organizaciones tener información de utilidad en cualquier momento sobre cómo gasta su dinero. Tener este tipo de información al alcance de nuestra mano, facilita enormemente la toma de decisiones hacia la optimización y eficiencia. La tecnología es un gran aliado para este tipo de acciones, puesto que nos ahorra mucho tiempo que podemos dedicar a otras actividades de más valor.
  • Ayuda a cuantificar y establecer un orden en función de su importancia dentro de nuestra empresa. Conociendo dónde se encuentran localizadas nuestras compras, podemos evaluar su importancia dentro de nuestra compañía y establecer un orden.
  • Mitiga la incertidumbre y el riesgo. Trabajar sin una estrategia de SRM eficaz implica ciertos riesgos. En numerosas ocasiones esto implica un progresivo aumento en nuestros gastos.
  • Favorece la realización de un análisis por categorías (CATMAN) Una de las grandes ventajas de realizar un análisis de costes es que podemos agruparlo por categorías realizando lo que llamamos en compras, “Category Management”. Tener nuestras compras agrupadas por categorías facilita su organización, su división en subcategorías y por tanto su control. Este gasto agrupado nos da una visión global de lo que estamos consumiendo, su volumen a nivel financiero y el número de proveedores.
  • Mejora los procesos de compra. Teniendo todos los datos sobre la mesa resulta mucho más sencillo tomar las mejores decisiones. Implementar un programa de Spend Analisys ayuda enormemente a identificar nuevas oportunidades de mejora continua que permitan mejorar nuestro EBITDA.

¿Cómo se realiza un análisis del gasto efectivo?

Cuando hablamos de realizar un Spend Analysis estamos hablando de conocer a la perfección dónde está repartido nuestro dinero. Del mismo modo que dedicamos esfuerzos comerciales a conseguir más ventas y analizamos periódicamente cómo han sido, debemos realizar lo mismo con nuestros costes. 

Pasos para realizar un análisis de costes efectivo

  • DEFINIR LOS OBJETIVOS: ¿Qué pretendemos conseguir? Es importante tener un objetivo en mente y buscar aquellos datos que nos den respuestas a nuestras preguntas. Algunos de nuestros objetivos pueden ser: Reducir costes, identificar gastos superfluos, reducir el riesgo de proveedores… Por ello, no solo obtendremos datos sobre costes, sino también de las distintas variables que nos son de interés para sacar conclusiones posteriormente.
  • IDENTIFICAR LAS FUENTES DEL GASTO: el siguiente paso es localizar donde se encuentran almacenados los datos de compras. Aquí nos podemos encontrar con: facturas, transacciones, tarjetas de crédito, ERP o cualquier Excel que utilice el departamento financiero, entre otros…
  • CUANTIFICAR Y UNIFICAR DATOS: es importante recopilar toda la información en el mismo formato, que permita comparar y evitar posibles errores de duplicidades. De este modo buscaremos tener en un documento único toda la información que nos es de interés.
  • LOCALIZAR PROVEEDORES Y AGRUPAR EL GASTO EN CATEGORÍAS: con los datos que tenemos debemos ser capaces de identificar a todos nuestros proveedores con sus gastos y agruparlos por categorías. El número de proveedores es importante para determinar el valor de una categoría y su nivel de optimización. A menudo nos encontramos con categorías de poco valor con un alto volumen de proveedores.
  • ANÁLISIS: es la fase de acción donde buscaremos atacar nuestros objetivos y sacar conclusiones claras. Por ejemplo, si estamos buscando optimizar toda la cadena de suministro ya podremos localizar cada una de las áreas de gasto y actuar sobre ellas.
  • CONTROL: dado que nuestros costes no se detienen, el análisis tampoco debe hacerlo. Debe ser algo continuo y rutinario para buscar la mayor optimización de nuestra empresa. El control es un punto clave en compras para evitar aumentar nuestra cola de gasto y manejar de una forma eficaz toda la información.

 

Aspectos a tener en cuenta en un Spend Analysis

A la hora de realizar un Spend Analysis debemos tener en cuenta varios factores. En primer lugar, el tipo de coste que estamos analizando y cómo influye en nuestra empresa, ¿es un coste directo o indirecto?

En segundo lugar, es importante asociarlo a una categoría y aplicar una buena gestión del Catman. Esto nos permitirá conocer de una manera sencilla cómo están repartidos todas nuestras compras.

Por otro lado, existen otros factores que debemos tener en cuenta a la hora de analizar nuestro consumo como empresa. Hablamos de las periodicidades de compra, el impacto de dichos costes en nuestros beneficios, el posible riesgo de nuestros proveedores, etc.

Apoyarse en un externo como forsitis le permite acelerar el análisis y por ende la ejecución de sus proyectos en Compras.

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