¿Qué es una Solicitud de Cotización (RFQ) y cuando debe usarse?

Una solicitud de cotización o RFQ es solo uno de los muchos documentos de RFx útiles . Es una parte clave de cualquier proceso de compras que aspire a ser óptimo. De hecho, cuando se usa de la manera correcta, la RFQ es una herramienta excelente para un abastecimiento rentable. Una solicitud de cotización puede resultar muy ventajosa para las organizaciones.

Es cierto que los documentos RFx y, en general, los conceptos de compras pueden resultar confusos. Por eso desde forsitis queremos explicártelo de la manera más sencilla posible con esta guía, para que puedas implementarlo en la metodología de compras desde el minuto 1.

¿Qué es una RFQ?

Una solicitud de cotización, solicitud de presupuesto o RFQ es un documento que detalla los requisitos de un comprador y solicita a los proveedores que respondan con los precios y las condiciones de pago.

La RFQ estandariza los precios de los proveedores. Además , es mucho más fácil para un comprador comparar objetivamente sus opciones .

RFQ vs RFP: ¿Cuál es la diferencia?

La diferencia entre una RFQ y una RFP es su propósito. Al utilizar una solicitud de presupuesto, es probable que esté buscando el precio más económico. Por otro lado, una solicitud de propuesta (RFP) hace preguntas complejas para seleccionar el mejor proveedor en función de una serie de factores que nos son de interés. 

En consecuencia, las preguntas de una RFQ se centran casi exclusivamente en el costo. Las preguntas comunes en una solicitud de cotización incluyen costo por unidad, descuentos por volumen, paquetes de precios y términos de servicio. Además, a menudo se utilizan tablas de precios para ayudar a facilitar las comparaciones entre proveedores.

Por el contrario, las preguntas de RFP a menudo exploran consideraciones más matizadas como la experiencia, el servicio al cliente, los diferenciadores competitivos, etc. Si bien las RFP suelen abordar el precio, por lo general, es una pequeña consideración entre muchos criterios de evaluación.

¿Cuándo debería utilizar una solicitud de presupuesto o RFQ?

Si bien es extremadamente útil, una solicitud de cotización no se adapta bien a todas las situaciones de adquisición. Debido a que la consideración principal en una solicitud de presupuesto es el costo, se usa con mayor frecuencia para compras indirectas. Por ejemplo, puede apoyarse en una RFQ para comprar productos específicos, como hardware, suministros de oficina o materiales. Además, también puede utilizarlos para compras indirectas. Sin embargo, cuando se utiliza para obtener bienes y servicios complejos, es importante conocer todos los detalles posibles.

La RFQ también describe cómo cada proveedor debe proporcionar su información de precios. De hecho, las RFQ requieren una vista detallada de la oferta del proveedor, incluidos los costos detallados de cada producto o servicio. Este nivel de detalle le será de gran utilidad para realizar posteriormente comparaciones muy precisas, los datos no mienten.

¿Qué es una RFQ y cuando se utiliza?

¿Debería utilizar una solicitud de presupuesto?

¿Es una RFQ para mi empresa?

  • ¿Tiene una lista de proveedores precalificados que pueden suministrar el producto o servicio específico que necesita?
  • ¿Es el precio el factor más importante?
  • ¿Está comprando algo que está listo para usar y no necesita especialización?
  • ¿Sabes exactamente lo que quieres comprar y cuántos de cada artículo?
  • ¿Podrá administrar el artículo usted mismo sin el apoyo del proveedor?

Si has respondido afirmativamente a todas estas preguntas, entonces, una solicitud de presupuesto es una buena opción para tu empresa.

4 tipos de RFQ

Una Solicitud de Cotización puede presentarse de diferentes formas. Cada tipo de RFQ tiene pros y contras:

SUBASTA abierta

Una subasta abierta es cuando las respuestas son visibles para todos los proveedores calificados. El comprador abre las ofertas durante el período de presentación, lo que permite a los proveedores ver los precios de los demás. Los proveedores pueden modificar y actualizar las ofertas enviadas hasta la fecha límite.

Ventaja: la visibilidad de los precios puede fomentar precios más competitivos, lo que reduce los costos.
Desventaja: los precios abiertos pueden ser contraproducentes y llevar a la fijación de precios entre los proveedores.

SUBASTA sellada

Una subasta sellada es cuando una RFQ está abierta a todos los proveedores. Sin embargo, el comprador solo abre las respuestas después de aceptar todos los envíos al final del período de envío. Las ofertas cerradas son comunes en los proyectos de contratación pública y gubernamental.

Ventaja: puede ayudar a reducir el riesgo de fraude y proporcionar transparencia en la selección de proveedores.
Desventaja: los proveedores pueden no estar tan motivados para ofrecer su mejor precio.

SUBASTA invitada

Una subasta invitada es cuando solo proveedores específicos reciben la RFQ. Trabajan con licitaciones abiertas y selladas.

Ventaja: Emitir la solicitud de cotización a proveedores de confianza utilizados anteriormente puede acelerar el proceso de selección y contratación.
Desventaja: La competencia es más limitada y el comprador puede perderse los ahorros de costos que ofrecen los nuevos proveedores que desconoce.

Subasta inversa

Una subasta inversa pide a los proveedores que proporcionen su oferta más baja y el costo disminuye a medida que avanza la subasta. La subasta inversa puede utilizar un paso secundario si se emite una RFQ, pero ningún proveedor alcanza el precio objetivo.

Ventaja: es un proceso rápido y competitivo basado en Internet y la oferta más baja gana automáticamente

Desventaja: el contrato se adjudica automáticamente en función del precio más bajo, por lo que es posible que no se consideren otros factores importantes.

Pasos para realizar una RFQ eficiente

1. Preparación y requisitos

Antes de emitir una RFQ, debe decidir exactamente qué necesita su negocio. La fase de preparación es la que lleva más tiempo. Mientras se prepara, recuerde que cuanto más detalles pueda proporcionar, más precisas y útiles serán las respuestas de su proveedor. Asegúrese de colaborar con las partes interesadas internas para explorar todos los requisitos necesarios.

Además de los detalles del producto o servicio que le gustaría comprar, deberá decidir:

  • ¿Qué tipo de RFQ se emitirá?
  • ¿Quiénes serán invitados a responder a la RFQ?
  • ¿Cuándo será la fecha límite?
  • ¿Cómo comparará los precios?

Documentos e información para incluir en su solicitud de presupuesto

El detalle está en el centro de cada solicitud de cotización efectiva. La información adicional ayudará a acelerar las respuestas de los proveedores, así como el proceso de contratación.

Junto con su RFQ, es importante incluir documentación adicional:

  • Invitación a licitar con introducción y resumen.
  • Su cronograma de RFQ, incluidas las preguntas y respuestas y la fecha límite de envío.
  • Descripción general del negocio con una descripción de su empresa, detalles sobre el proyecto y cualquier otra información de fondo relevante.
  • Precalificación o requisitos mínimos para garantizar que el proveedor sea elegible para responder.
  • Términos y condiciones generales, incluido si los términos son negociables o no.
  • Plantilla o tabla de precios, desglosada por artículo y elemento de costo.
  • Criterios de selección y evaluación, así como sus pautas de puntuación de RFQ.

2. Emisión y gestión

Ahora es el momento de enviar la solicitud de presupuesto a sus proveedores. Para la mayoría de las RFQ, es mejor seleccionar no más de ocho proveedores, aunque esto depende del proyecto, puesto que si se trata de un coste importante, cuanta más información del mercado podamos obtener, más preciso y ajustado serán nuestros gastos. Al limitar el número de encuestados, puede asegurarse de llegar a una conclusión rápida de su solicitud de cotización y, al mismo tiempo, fomentar una competencia sana.

Asegúrese de dejar suficiente tiempo para que el proveedor trabaje en la RFQ con su equipo, dependiendo del proyecto pueden ser días o semanas. Pero, cuando surjan preguntas, comparta las respuestas con todos los participantes. Poseer un sistema de RFx centralizado puede acelerar y facilitar mucho este proceso.

Durante todo el proceso, es fundamental que mantenga la igualdad de condiciones. Comparta la misma información y haga las mismas preguntas a todos los participantes. A medida que reciba respuestas, es una buena práctica confirmar su recepción con el proveedor. A menos que tenga una oferta abierta, mantenga la información sobre las ofertas de otros proveedores en estricta confidencialidad.

3. Puntuación y selección

El mayor beneficio de la RFQ es que la puntuación y la selección deben ser rápidas y sencillas. La preparación que puso al principio ahora dará sus frutos. Con su plantilla o tabla de precios, puede comparar fácilmente a los proveedores uno al lado del otro.

Si trabaja con un comité de selección o partes interesadas adicionales, redacte un resumen con la información clave. Debe incluir una descripción general de la cantidad de ofertas que recibió, la cantidad de ofertas que fueron calificadas y por qué otras fueron descalificadas. 

Su selección final probablemente será el proveedor que ofreció el mejor precio y condiciones. Sin embargo, asegúrese de leer la documentación adjunta proporcionada. Se pueden incluir ideas clave en la carta de presentación o en el resumen ejecutivo.

Una vez que haya hecho su elección, mantenga una documentación clara del proceso, las ofertas calificadas, los criterios publicados y el ganador. Estos datos ofrecen transparencia y se pueden utilizar en el futuro al emitir nuevas RFQ.

4. Cierre y contratación

Envíe una carta de concesión a su proveedor seleccionado. Recuerde, la respuesta proporcionada por el proveedor es una cotización, no un acuerdo formal. Negocie con su proveedor para finalizar los detalles. Luego, suponiendo que todo vaya bien, recibirá la aceptación del proveedor.

Debido a su excelente preparación, el proceso de contratación debe ser sencillo. Cree su contrato con los detalles, términos y condiciones, información de pago y entregables que se describieron en la documentación de RFQ inicial. Una vez ejecutado el contrato, notifique a los demás proveedores de su selección mediante una carta de rechazo de propuesta . 

Recuerde que es beneficioso mantener relaciones cordiales, incluso con proveedores no seleccionados. Proporcione todas las respuestas, información o contexto que pueda a los proveedores que no ganaron la licitación. Actualice los perfiles de los proveedores con cualquier información nueva para que la próxima vez que esté listo para involucrarlos, tenga toda la información correcta.

5. Revisión y evaluación

 La gestión continua de la experiencia del proveedor es una parte clave del desarrollo de relaciones efectivas a largo plazo.

Preguntas generales de evaluación de proveedores:

  • ¿El proveedor está cumpliendo con su parte del acuerdo?
  • ¿Está obteniendo el valor que esperaba y que había planeado?
  • ¿Se puede mejorar la relación?
  • ¿El proveedor ha recibido comentarios y ha actuado sobre ellos?
  • ¿Están otros proveedores ofreciendo precios más competitivos ahora?
  • ¿Ha cambiado el mercado?

Qué incluir en un documento RFQ

La solicitud de documentos de cotización varía mucho de una industria a otra y puede personalizarse para adaptarse a las necesidades de su empresa.

Información del comprador

  • Nombre del proyecto
  • Objetivos y antecedentes
  • Información del punto de contacto del comprador
  • Instrucciones del postor
  • Cronograma de RFQ

Especificaciones detalladas

  • Descripción del producto o de las piezas
  • Requerimientos técnicos
  • Cantidades
  • Requisitos de entrega
  • Tabla / formulario de precios

Criteria de selección

  • Cuestionario de precalificación
  • Tipo de RFQ (abierto o cerrado)
  • Criterios de puntuación
  • Cronograma del proceso de selección

Términos y condiciones

  • Requisitos legales y de seguridad
  • Términos y condiciones
  • Divulgaciones
  • Contrato estándar

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