La gestión de compras es fundamental para mantener una organización bien abastecida en tiempo y forma. Desde la identificación de la necesidad hasta la gestión de inventario, debe haber un proceso para mantener a los equipos abastecidos con los suministros necesarios para la actividad.
¿Cómo podemos gestionar la función de Compras? Independientemente de si tu empresa es una PYME o una gran empresa, en este post te contamos algunos consejos para mejorar y optimizar el departamento.
¿Qué es la gestión de compras y abastecimiento?
Podemos definir la gestión de compras como todo el proceso de adquisición de artículos a proveedores externos. Se trata de gestionar las adquisiciones, recepcionar, revisar y aprobar órdenes de compra, incluyendo también la relación con los proveedores.
Una de las claves de la gestión de Compras es la relación e interacción con todos los departamentos y proveedores implicados, sin una buena cohesión entre todos los integrantes del equipo surgirán múltiples problemas. Respecto a los proveedores, mantener una buena relación con ellos nos permitirá establecer canales de comunicación más fluidos.
Compras es mucho más que comprar bienes o servicios. La gestión de compras involucra la identificación de la necesidad interna, investigación de soluciones afines que se adapten a nuestras exigencias de calidad, adquisición de productos en el tiempo correcto para garantizar Stock, realizar previsiones de precios, analizar costes y controlarlos (Category Management), entre otras muchas funciones.
Tanto en la empresa privada como en las compras públicas, tener una buena estructura de Compras basada en una metodología clara y en herramientas tecnológicas, es clave para optimizar el gasto.
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Importancia de la Gestión de Compras y Proveedores
Se tiende a asociar el departamento de Compras con la estructura de costes, sin embargo, como hemos visto el departamento involucra muchas otras funciones y retos. La gestión de compras es mucho más importante que eso, algunas de las ventajas de gestionar correctamente las adquisiciones de tu empresa son:
- Costes más bajos: Un departamento de Compras puede ayudarle a reducir costes al evaluar continuamente la situación del mercado. Un equipo de Compras experto, realizará comparativas técnicas y económicas buscando las mejores soluciones para la empresa.
- Reduce el riesgo: Una de las principales preocupaciones de las organizaciones es reducir el riesgo de terceros y mantener estable toda la cadena de suministro. Identificar cuales son nuestras compras clave, buscar alternativas de suministro y realizar un mapa de riesgo de proveedores permite a las organizaciones minimizar riesgos, así como ahorrar tiempo y recursos.
- Tecnología: A la hora de gestionar las Compras de nuestra empresa, la tecnología puede ser uno de nuestros grandes aliados para identificar problemas en la cadena y mejorar la eficiencia. Un buen software de compras puede ayudarte a reducir costes en tiempo y dinero, al automatizar muchas de las tareas repetitivas, estaremos liberando al equipo hacia las acciones Core.
- Gestión de la cadena de suministro: La cadena de suministro engloba todo el proceso por el que pasa un bien o servicio desde su creación hasta su consumo. Gestionar y optimizar correctamente la cadena puede ayudar a mejorar el producto final, aportar más valor al cliente y construir una fuente de ventaja competitiva.
- Gestión del inventario: La gestión de inventarios consiste en supervisar y controlar el stock de nuestra empresa. La gestión de compras ayuda a optimizar el stock del almacén, garantizando evidentemente el suministro de mercancías en el tiempo correcto.
- Gestión de relaciones con proveedores (SRM): las relaciones con proveedores son clave para la gestión de compras. Una buena relación con nuestros proveedores genera beneficios para ambas partes. Cuando los proveedores trabajan con empresas e invierten en relaciones a largo plazo, ambos resultan ganadores. Por lo tanto, la gestión de estas relaciones es fundamental.
- Gestión de calidad: La calidad es otro de los grandes beneficiados de una buena gestión de Compras. El departamento debe asegurar que se cumplen nuestras exigencias de calidad.
Funciones del Departamento de Compras
A lo largo del ciclo de compras, las empresas determinarán los requisitos, investigarán a los proveedores, realizarán análisis de valor, tendrán un proceso de revisión, monitorearán y evaluarán el pedido y más.
Los siete pasos del proceso de compra incluyen lo siguiente:
1. Crear solicitudes de compra
La solicitud de compra es un documento interno que se utiliza para comprar bienes o servicios. La solicitud de compra incluye el nombre y departamento de la persona que solicita los bienes o servicios, fecha de la solicitud, productos o servicios solicitados, descripción del artículo, cantidad y precio.
2. Aprobación del presupuesto
El presupuesto es el dinero asignado que se utiliza para la compra de artículos. Dicho documento asegura que haya suficiente dinero destinado a cada producto.
3. Crear RFQs y RFPs
La solicitud de cotización describe la necesidad de manera detallada y solicita ofertas concretas a los proveedores seleccionados. No todos los procesos de gestión de compras incluyen una RFQ, pero son una buena manera de estandarizar la relación con los proveedores, realizar comparativas y obtener el mejor precio por la máxima calidad.
4. Selección de proveedores
Una vez recibidas las propuestas deberá evaluar y seleccionar un proveedor. Tener un cuadro de mando de selección de proveedores puede ayudar a reducir sus opciones al detallar las características, la alineación estratégica, las políticas comerciales y cualquier restricción con la que trabajará o no. Una vez que tenga un proveedor adecuado que se adecue en costes, tiempo y calidad, puedes iniciar una última negociación, lo que lo llevará al siguiente paso.
5. Crear una orden de compra
Una vez que tenga un proveedor que acepte sus términos, es hora de crear una orden de compra. La orden de compra es un documento vinculante del comprador al vendedor. La diferencia entre una orden de compra y una solicitud de compra es que esta última es un contrato. La empresa se compromete a realizar una compra al proveedor tal como se indica en la orden de compra. La orden de compra la crea la empresa, se realiza antes de la compra, establece lo que se necesita e incluye detalles de pago propuestos.
6. Aprobación de facturas
Después de verificar la orden de compra para asegurarse de que coincida con su RFQ y cualquier otro documento relacionado con la compra, como solicitudes de compra, recibos, etc., y de definir cualquier excepción para asegurarse de que no falte información vital, puede traer la orden de compra para gestionar la obtención de las aprobaciones necesarias.
7. Aprobación del contrato
Un contrato con un proveedor puede ser a largo plazo o esporádico para satisfacer una necesidad concreta con un número determinado de suministros. De cualquier manera, debe revisar el contrato y asegurarse de que todas las partes estén de acuerdo con los términos. Lo mejor es tener un contrato estandarizado para agilizar este proceso. Antes de aprobar, revíselo cuidadosamente, ya que una vez firmado, este es un documento legalmente vinculante.
Estrategias de compra y abastecimiento
Tener una estrategia de compra ayuda a tomar decisiones de compra más efectivas y entregar productos de calidad a tiempo con términos mutuamente aceptables. Existen una serie de estrategias de compra que las empresas pueden emplear para obtener estos beneficios.
- Comprar a varios proveedores. En muchas ocasiones, especialmente cuando hablamos de Compras Core, no nos podemos permitir depender de 1 solo proveedor. Con el fin de reducir riesgos buscaremos varios proveedores que puedan suministrar el mismo producto y dividiremos la compra entre ambos.
- Buscar colaboraciones. Una estrategia que pocas organizaciones implementan es buscar sinergias con empresas similares que compren los mismos productos. De esta manera podremos agrupar compras y generar ahorros por volumen.
- SRM. Gestionar la relación con nuestros proveedores es una de las tareas pendientes de los equipos de Compras. Apretar al proveedor y exprimirlo para conseguir los mejores precios ya no es una opción viable.
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