¿Cómo optimizar el Departamento de Compras? – 7 consejos

7 PASOS PARA OPTIMIZAR EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La correcta gestión de Compras tiene un impacto directo en cualquier área de la empresa, pudiendo mejorar márgenes, reducir costes y evitar riesgos para nuestra compañía.

La evolución de los departamentos de Compras ante los cambios del mercado y el entorno han hecho que las empresas se centren más en:

  • Tecnología, viendo la transformación digital como una oportunidad de mejora de los procesos de abastecimiento.
  • SRM o la relación con los proveedores más allá de las negociaciones en precios.
  • Gestión del cambio como cultura de empresa. Apostando por líderes en Compras que busquen la mejora continua.
  • Risk Management como un “must” en las organizaciones que quieren evitar riesgos y proteger su empresa de terceros. Según un informe de Zycus, hasta un 65% de los responsables de compras, tienen poca o ninguna visibilidad de la Cadena de Suministro.

Desde Forsitis te contamos cómo aprovechar los cambios del mercado y la tecnología para optimizar al máximo todos los procesos del departamento de Compras.

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¿Qué son las Compras? 

Cuando hablamos de Compras en el mundo empresarial, hablamos de todas aquellas transacciones que realiza una organización para adquirir bienes o servicios que son necesarios para la correcta actividad de esta.

En función de la implicación en la producción podemos hablar de compras directas o indirectas. Te invitamos a leer nuestro artículo donde te contamos las principales diferencias sobre este tema. [Leer artículo]

7 pasos para Optimizar procesos en Compras

En la coyuntura actual las empresas se enfrentan a una gran variedad de problemas y desafíos en la Supply Chain. Principalmente hablamos de los cortes de suministros, retrasos de abastecimiento y las subidas de precios, especialmente en materias primas.

Desde Forsitis, sabemos que estar al día de las últimas novedades del mercado en el área de Compras es crucial para lograr un departamento eficiente. Por eso, hemos resumido en 7 puntos, algunas de las claves para lograr optimizar al máximo el rendimiento de tu equipo de Compras:

1. Definir una estrategia de Compras

El primer paso que cualquier empresa debe dar hacia la optimización de sus compras, es definir una estrategia eficiente basada en análisis y los datos. Para ello es importante conocer la situación de partida, los puntos fuertes y débiles de la organización para poder focalizar posteriormente sobre ellos en nuestra estrategia.

La estrategia de Compras debe basarse en un plan de negocios que ayude a la organización en sus compras de bienes y servicios. Dicho plan puede realizarse como un documento formal,  o como un conjunto de pautas bien definidas.

El departamento de compras es una de las áreas más importantes de la empresa. Su implicación directa en la estructura de costes, lo convierte en un eje estratégico. Por lo que, diseñar una buena estrategia de Compras, puede suponer el éxito o fracaso de una organización.

2. Hacer un Spend Management

Cualquier negocio que esté tratando de crecer o asegurar la continuidad, debe conseguir bajar al máximo detalle de su gasto. Realizar un análisis y gestión del gasto nos permite identificar ineficiencias, prevenir problemas de tail spend y tener una mayor visibilidad del gasto.

En este punto debemos ser capaces de identificar y analizar cada compra que realiza la empresa. Para ello, nos solemos apoyar de herramientas tecnológicas que favorezcan e impulsen este estudio.

3. Realizar un Category Management

Buscamos organizar cada gasto por categorías en función del tipo de coste, similitud de compra o tipo de producto. El objetivo es tener una visión amplia de la estructura de costes de la compañía que nos permita controlar de manera sencilla como se reparte el gasto total.

4. Poner el foco en los Proveedores

El SRM Supplier Relationship Management hace referencia a la gestión eficiente de las relaciones con nuestros proveedores. A la hora de optimizar la función de Compras, buscamos establecer relaciones duraderas, rentables y sostenibles con ellos. Ahogar o presionar a tus proveedores trae problemas a medio plazo.

Una buena gestión de nuestros proveedores, ayudará a la empresa en términos de reducción de costes, mejora del servicio al cliente y gestión de riesgos.

El objetivo de SRM es mejorar la calidad, la puntualidad y la rentabilidad de los bienes o servicios adquiridos a los proveedores, todo ello mientras establecemos relaciones duraderas y de confianza con ellos.

5. Contract Management

Hacer una revisión periódica de los contratos, es primordial para mejorar la salud financiera de nuestra empresa y así, poder administrar e identificar la información valiosa que hay en ellos. Por ello, la figura del Contract Manager es fundamental para mantener actualizados y gestionar correctamente los contratos

6. Contar con una política de Risk Management

Gestionar los riesgos en entornos impredecibles como el actual, se ha convertido en imprescindibles para los profesionales de Compras de cualquier empresa. Especialmente en el ámbito de las materias primas, donde los precios son muy volátiles y resulta complicado adquirir productos a un buen precio.

Quizá te interese leer nuestro artículo sobre cómo evitar la subida de precios en Materias primas.

Por otro lado, los cortes de suministroscrisis de transporte, la pandemia y la guerra en Ukrania, han afectado significativamente a muchos negocios, que no habían barajado otras alternativas de abastecimiento y que, debido a estas circunstancias, han tenido que cesar su actividad.

7. Automatizar tareas repetitivas.

La automatización de procesos en Compras libera al equipo de cargas que no aportan valor, para focalizar acciones sobre las actividades que son Core y que tienen un impacto directo en la organización. La automatización está transformando la economia al mejorar la eficiencia, productividad y reducir los errores humanos en las empresas. 

Algunos de los procesos de compras que se pueden automatizar son:

  • Las órdenes de compra pueden ser procesos que consumen mucho tiempo, ya que tienen largos ciclos de aprobación en organizaciones con estructuras jerárquicas estrictas. Automatizar este proceso ayuda a ahorrar tiempo al equipo de compras.
  • La gestión de facturas es otra tarea propensa a errores que se puede automatizar. Las facturas mal gestionadas y los recibos de compra extraviados, pueden causar retrasos en los pagos e ineficiencias en el proceso de adquisición. 
  • La gestión de proveedores también se puede controlar más eficientemente automatizando tareas como comunicaciones, gestión de contratos, actualizaciones de proyectos de adquisiciones o el registro de datos.

Conclusiones finales

Existen diferentes formas de optimizar los procesos departamento de Compras, cuál es la adecuada para cada empresa, depende del grado de madurez de su departamento de Compras y de las necesidades de la organización.

En todas las distintas opciones para conseguir la optimización de las Compras, existe un punto común en todas ellas: la tecnología. Todos los puntos que sigamos deben estar apoyados por ella, ya que facilita el trabajo y nos permite documentar de manera sencilla todos aquellos pasos que hemos realizado.

En Forsitis somos especialistas en optimizar la función de Compras, aplicando tecnología de la mano de nuestros partners para ofrecer las mejores soluciones a cada empresa.

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