EL CATEGORY MANAGEMENT Y SU IMPLICACIÓN EN LA EMPRESA

Category Management
abril 27, 2021

¿Qué es el Category Management en Compras?

La gestión de categorías de compras, Category Management, o abreviadamente CATMAN, es el modelo de planificación estratégica de compras que está provocando una revolución en la capacidad de generación de valor de negocio a una empresa por parte de la organización de compras, convirtiéndose en el vehículo de transformación de las organizaciones de compras en auténticas organizaciones de negocio con el consiguiente reconocimiento profesional asociado.

El Category Management, es un planteamiento estratégico de gestión global del gasto de compra de productos y servicios de una organización. Busca transformar radicalmente tanto lo que se compra como la forma en que se compra. Todo ello con el fin de incrementar las ventajas competitivas de la organización en el mercado.

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Conceptos básicos del Category Management

La gestión de categorías o CATMAN es una táctica empresarial que puede significar diferentes cosas para distintas empresas. En general, es un método de Compras que descompone los productos en unidades de bienes similares para abordar los esfuerzos como la adquisición y la comercialización en la categoría, en general.

La gestión de categorías puede incorporar planificación de matrices basada en datos, control de inventario, precios de productos con el objetivo mutuo de mejorar el rendimiento de las ventas y la eficacia operativa. Al abordar las duplicaciones, el desperdicio y el gasto indiscreto, el Category Management eventualmente tiene como objetivo frenar los gastos generales y construir una relación más profunda entre un cliente y un proveedor.

Category Management en Compras

Ciclo de vida de la gestión de categorías

La gestión nunca se trata de una serie de pasos que una vez completados se realizan para siempre. Abarca el seguimiento continuo y la garantía de que los procesos están dando resultados óptimos. Esto no es diferente cuando se trata del ciclo de vida de la categoría . Algunas de las principales etapas del ciclo de vida de la gestión de categorías son: 

  • Análisis de gastos: la definición de categorías y subcategorías de productos es el primer paso en la gestión de categorías. Esto debe basarse en el gasto comercial después de una evaluación y un análisis cuidadosos. Cuando se trata de análisis de gastos, involucra subpartes. La primera es la segmentación de la cartera donde se lleva a cabo la segmentación del producto. El valor del gasto debe estar vinculado a las distintas categorías y subcategorías especificadas. El objetivo del análisis es facilitar la toma de decisiones a los profesionales de adquisiciones.
  • Análisis de la cartera : en esta etapa, el producto se asigna a su actual ciclo de vida. El análisis debe repetirse en función de la naturaleza de las producciones. Por ejemplo, para los productos perecederos, el análisis se repite una vez por semana, mientras que para otros productos el análisis debe realizarse al menos una vez al año.
  • Análisis de la base de proveedores : en la siguiente etapa, el mercado de suministro debe estar en el centro de atención. Las empresas deben considerar qué proveedores pueden garantizar la entrega del producto y cómo será la calidad. La cantidad de productos también debe considerarse en esta etapa y qué proveedores pueden cumplir con los requisitos. 
  • Estrategia de categoría : la empresa debe centrarse en crear una estrategia de categoría a continuación. Esto se utiliza para identificar las diversas oportunidades que existen y cómo la empresa puede garantizar que se aprovechen estas oportunidades. La matriz de Kraljic es una de las formas de hacerlo, ya que ayuda a descubrir los beneficios y riesgos de los productos. Esto ayuda a determinar los productos que requieren la atención de la empresa. Luego, se puede crear un mapa de calor mediante el cual una empresa puede conocer el producto que probablemente tenga más éxito. La estrategia de categoría se basa en el mapa de calor.
  • Gestión de la relación con los proveedores : cuando una empresa desea adquirir bienes, debe asegurarse de tener la base de suministro correcta y suficiente para hacerlo. Después de la categorización, las empresas deben dedicar suficiente tiempo para asegurarse de que están tratando con proveedores que pueden proporcionarles valor en lugar de un conjunto aleatorio de proveedores que solo están interesados ​​en las negociaciones. La gestión de la relación de suministro involucra los procesos de segmentar proveedores, desarrollar estrategias de proveedores y ejecutar esas estrategias de manera efectiva.

Las principales diferencias entre el abastecimiento estratégico y la gestión de categorías

Los impulsores detrás del abastecimiento estratégico y la gestión de categorías son los mismos. Sin embargo, la gestión de categorías no debe confundirse con el abastecimiento estratégico. El Category Management es la agrupación de materiales / artículos en una categoría para facilitar la gestión. El abastecimiento estratégico es el sistema de reevaluación continua para estar un paso por delante de los cambios en las tendencias de la oferta o la demanda en el mercado.

El objetivo de la gestión de categorías es ahorrar tiempo y dinero. Implica una relación cercana con menos proveedores para agregar valor juntos. Los componentes de la gestión de categorías involucran a muchas partes interesadas, la gestión de la demanda y abarca toda la cadena de suministro. La gestión de categorías utiliza economías de escala para crear un beneficio para la organización.

Beneficios de la gestión por categorías

Los beneficios del CATMAN son muchos: 

  • Facilidad para gestionar un proveedor de una sola categoría 

Es común confundirse cuando las empresas necesitan administrar proveedores de productos individuales. Cuando se implementa la administración de categorías, la administración de un paquete de productos es mucho más conveniente y simple, al mismo tiempo que facilita la administración de proveedores.  

  • Ahorros más significativos de tiempo y dinero 

El ahorro de costes es posible con la gestión de categorías, ya que se puede negociar la compra de productos en paquetes. Cuando se compran productos individuales, no se llevarán a cabo negociaciones efectivas. Sin embargo, cuando una categoría de productos se compra al mismo proveedor, generará grandes ahorros para la empresa. Puede ayudar a ahorrar tiempo y esfuerzo. 

  • Optimización de la contratación 

Uno de los principales beneficios de la gestión de categorías es la optimización de las adquisiciones. Dado que ayuda a relacionar los objetivos comerciales con el propósito, hace que el proceso de adquisiciones sea manejable. Puede ayudar a reducir el riesgo de la cadena de suministro al tiempo que impulsa la innovación en las distintas categorías de una empresa.  

  • Mejor control de las compras 

Hacer un seguimiento de todos los tipos de gastos puede resultar complicado. Sin embargo, con la gestión de categorías en su lugar, es más fácil controlar qué se compra y cuándo. Este es uno de los beneficios de la gestión de categorías en las adquisiciones. Un mejor control del gasto significa menores costos y un mejor control para las empresas.  

  • Más coherencia en la calidad y los plazos 

Cuando la empresa trata con proveedores específicos, el proveedor cooperará asegurándose de que el comprador obtenga exactamente lo que pide. Esto significa que habrá un mayor enfoque en la calidad de los productos y cuándo se suministran al comprador. Por tanto, se puede decir que la gestión de categorías garantiza la coherencia.  

  • Mayor cooperación entre el proveedor y el comprador. 

Cuando existe una estrategia eficaz de gestión de categorías, la relación entre el proveedor y el comprador mejora como resultado. Esto se debe a que el comprador tendrá una relación de compra a largo plazo con el proveedor. Esto conducirá a una mejor colaboración y cooperación. 

  • Reduce la duplicación 

No se requiere que una empresa siga comprando el mismo producto una y otra vez con la gestión de categorías. En cambio, una empresa puede comprar a granel, eliminando así las compras duplicadas que pueden costarle dinero a la empresa. Esta reducción de la duplicación ayuda a ahorrar tiempo, ya que el proceso no se realiza de forma repetitiva. 

Beneficios del CATMAN

Obstáculos para la aceptación del CATMAN

Aunque los departamentos de adquisiciones comprenden las ventajas y los beneficios de la gestión de categorías, a veces es difícil transmitirlo a la dirección de toma de decisiones. Algunos tomadores de decisiones simplemente se resisten a algo nuevo, especialmente si tienen una relación tan estrecha y mejorada con un proveedor. También hay dudas a la hora de abandonar los proveedores actuales y pasar a otros nuevos. Aunque la rentabilidad es evidente, la dirección debe estar convencida de mantener la calidad y los plazos.

El uso de herramientas para analizar los datos de gestión de adquisiciones hace que los beneficios de la gestión de categorías sean muy obvios. Ofrece a las organizaciones grandes o globalizadas importantes ventajas de costes para situarlas por delante de la competencia. Sin embargo, ha habido grandes beneficios en las organizaciones que han utilizado su tamaño y escala para implementar la gestión de categorías. Para superar el desafío de la adopción de la gestión de categorías, es necesario que todas las partes interesadas aborden a fondo todas las preocupaciones.

La comunicación eficaz con las partes interesadas debe implicar escuchar primero todas sus preguntas e inquietudes. Luego, el gerente de categoría debe definir la propuesta de valor claramente para que sea fácilmente comprensible para las partes interesadas. Cuanto más abierta sea la comunicación, mejor será y más fluida será la adopción de la gestión de categorías. Si bien es más fácil decirlo que hacerlo, es importante discutir el impacto a largo plazo de la gestión de categorías. Mostrar cómo se alinearán los objetivos comerciales también es un enfoque eficaz para convencer a las partes interesadas.

FASES PARA REALIZAR UN BUEN CATEGORY MANAGEMENT EN NUESTRA EMPRESA

Para realizar un buen Category Management debemos plantearnos las siguientes fases:

Planificación del proyecto en gestión por categorías.

  • Determinar con precisión el alcance de la categoría.
  • Validar la oportunidad.
  • Crear el equipo de trabajo multidisciplinar.
  • Definir el punto de partida, los objetivos a alcanzar y las acciones a tomar.
  • Identificar y definir la gestión de los “stakeholders” del proyecto.
  • Definir el plan de comunicaciones.
  • Realizar el análisis preliminar de la categoría.
  • Definir los objetivos de negocio a alcanzar.
  • Identificar oportunidades fáciles y rápidas de materializar: quick wins

2. Realizar un análisis de las categorías

  • Obtener información de la demanda interna, los proveedores y el mercado.
  • Analizar los modelos de precios.
  • Determinar la formación de precios a partir de los costes.
  • Realizar evaluación tecnológica.
  • Análisis de entorno de mercado y de competitividad.
  • Determinar las fuentes de oportunidades mediante el análisis de portafolio (Kraljic).
el category management

3. Transformación

  • Ordenar y resumir los análisis realizados en la etapa anterior.
  • Generar y elaborar las opciones estratégicas.
  • Evaluar, priorizar y seleccionar opciones estratégicas.
  • Identificar y desarrollar la opción estratégica seleccionada.
  • Realizar la evaluación de riesgos y crear el plan de contingencia.
  • Crear el plan de acción de alto nivel.
  • Crear el plan estratégico de compra para la categoría.
  • Obtener la aprobación del plan estratégico.

4. Ejecución

  • Crear el plan detallado de implementación.
  • Definir las mediciones de éxito y el plan de monitorización y control.
  • Crear un plan para la gestión del cambio.
  • Planificar la relación y los acuerdos a cerrar con el/los proveedores.
  • Documentar los acuerdos.

5. Evaluación del proyecto, en esta fase determinamos el resultado final obtenido

  • Analizar la ejecución del proyecto e identificar posibles mejoras para futuros proyectos.
  • Revisar cómo abordar la gestión de la relación con los proveedores durante la vida del acuerdo.
  • Estudiar cómo debemos monitorizar los cambios de entorno, tanto internos como externos.
  • Evaluar cómo podemos asegurar que nos mantenemos aportando valor al negocio.
  • Identificar los signos que indican que debemos iniciar un nuevo ciclo de análisis de la categoría de compras.

En forsitis ayudamos a nuestros clientes a establecer un control de las categorías y actuamos sobre ellas logrando grandes ahorros.

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