Qué es el aprovisionamiento en la empresa: ciclo, gestión y control
Los productos o servicios que una vende una empresa, están íntimamente ligados con la función y el ciclo de aprovisionamiento. El abastecimiento está relacionado con el flujo constante de suministros, materiales y servicios.
En este post trataremos estos temas y se analizará el proceso o ciclo de aprovisionamiento.
¿Qué es el aprovisionamiento?
La operación de aprovisionamiento se lleva a cabo para proporcionar recursos de forma continuada, cuidando todas las necesidades logísticas de una organización para que ésta pueda seguir siendo competitiva obteniendo los mejores precios y los productos de mayor calidad disponibles.
Cuando hablamos de aprovisionamiento, éste se refiere no sólo al suministro sino también a la disponibilidad del mismo.
El ciclo de aprovisionamiento
El ciclo de aprovisionamiento abarca todos los procesos, desde que se inicia la compra de material hasta que la empresa recibe dichos productos.
Este ciclo o proceso varía según el tipo de empresa en la que nos encontremos.
- Empresa industrial: La empresa industrial se integra en esta industria como centro de producción. La materia prima se almacena hasta que se necesita para la producción. Cuando los productos terminados estén listos para su entrega la empresa industrial centro logístico se organizará para tener los productos disponibles cuando los clientes lo soliciten
- Empresa comercial: puesto que el producto que se comercializa no necesita ningún tipo de alteración. La empresa que compra, solo tiene que almacenarlos esperando que sean expedidos hacia el cliente final.
Gestión y control del Aprovisionamiento
La gestión de aprovisionamiento es un proceso que abarca desde la adquisición de materia prima hasta que el producto es vendido.
La persona o equipo que realizan estas acciones, son aquellas que adquirien las materias primas con el objetivo de producir los bienes finales. Cuando se realiza esta producción, los bienes se distribuyen y venden.
Tareas a realizar en la gestión de aprovisionamientos
Se pueden agrupar las acciones que componen la gestión y el control de aprovisionamiento en los siguientes puntos:
- Gestión en la adquisición de productos. En esta fase se adquieren los bienes y las materias primas necesarias para llevar a cabo la actividad regular de la empresa.
- Almacenamiento. El siguiente paso, se pasa a almacenar lo comprado con anterioridad. Aquí es donde aparecen los responsables de producción quienes se encargaran del producto.
- Control de stock. Se debe tener en cuenta la demanda para cubrir todas las necesidades de producción y comerciales en la organización.
Logística
Uno de los puntos que debemos tener en consideración es la administración logística de nuestro aprovisionamiento. Este es el conjunto de operaciones y estrategias que una organización tiene que poner en marcha para llevar sus productos con seguridad y eficiencia hasta el consumidor.
La correcta administración logística implica, por tanto, que una empresa sea capaz de proveer a sus clientes de las mercancías que requieran. Todo ello mientras se asegura que el negocio no pierda dinero.
Tipos de costes a tener en cuenta
Los costes de aprovisionamiento y logísticos pueden clasificarse en tres grandes grupos:
- Costes de aprovisionamiento: estos costos abarcan todas las tareas que realiza un departamento de Compras.
- Costes del almacenamiento: hablamos principalmente de los costes de mantener un almacén. En gran medida, su optimización pasa por una gestión eficiente, por su integración con el transporte y por el ajuste de los niveles de stock a lo estrictamente necesario.
- Costes relacionados al transporte: La cadena de transporte es un reto continuo para la optimización de costes logísticos, ya que encontramos especialmente en la actualidad multitud de variables que cambian constantemente y que resultan complicadas de calcular y controlar.
Cómo se organiza un departamento de aprovisionamiento eficiente
Una gestión y control del aprovisionamiento sólido no depende solo de comprar bien, sino de tener procesos claros detrás de cada pedido: previsión de la demanda, niveles de stock ajustados, plazos de entrega controlados y una relación estable con los proveedores. Cuando esos eslabones fallan, aparecen las roturas de stock, los sobrecostes y las compras de urgencia que erosionan el margen. Por eso conviene apoyarse en un marco de buenas prácticas de compras que ordene el flujo desde la necesidad hasta la recepción del material.
Departamento de aprovisionamiento y su relación con compras
El departamento de aprovisionamiento es el responsable de garantizar que los materiales estén disponibles en la cantidad, calidad y momento adecuados, mientras que el área de compras negocia las condiciones y selecciona a los proveedores. Ambas funciones se solapan y se refuerzan: un buen modelo de aprovisionamiento básico sienta las bases (catálogos, flujos de pedido, indicadores) sobre los que después se construye una estrategia de compras más madura. Definir bien roles, responsabilidades y métricas es lo que diferencia a un departamento reactivo de uno que aporta valor al negocio.
En Forsitis, como consultora especializada en compras, ayudamos a las empresas a estructurar su función de aprovisionamiento, profesionalizar sus procesos y convertir el área en una palanca real de competitividad. Si quieres revisar cómo está organizado tu departamento, escríbenos y hablamos.
