Los departamentos de compras ayudan a mantener las organizaciones financieramente saludables. Su función principal es adquirir bienes o servicios que satisfagan las necesidades operativas de la organización, mientras aportan el mayor valor posible.
Dependiendo del tipo de empresa, su sector, actividad e incluso organigrama, podemos encontrarnos al Departamento de Compras dependiendo del área Financiera, como parte del equipo de Marketing y producto, o en empresas más maduras como un departamento propio.
¿Qué es un departamento de compras?
Un departamento de compras es el área encargada de la compra de artículos para la empresa. La dimensión del equipo varía según la organización, su actividad y su madurez respecto al departamento. Un equipo de Compras, no solo se dedica a resolver las necesidades de abastecimiento, sino también a buscar alternativas que propongan una mejora a las condiciones actuales. Hablamos de precio, tiempos de entrega, materiales, condiciones de la oferta…
En definitiva, muchas variables que requieren de un equipo multidisciplinar.
¿Por qué es importante el departamento de Compras?
El papel del departamento de compras dentro de una organización puede ser difícil de definir. En algunos casos, este departamento sirve de eje central para todos los departamentos y acciones administrativas relacionadas con la compra de bienes y servicios, desde la gestión de los presupuestos y el mantenimiento de los registros hasta la aprobación de las compras.
Dependiendo de las necesidades de la empresa, el departamento también puede desempeñar un papel más especializado, dividiéndose por expertos en categorías o category managers, que se especializan solo en un grupo de Compras concreto.
Independientemente de las funciones específicas de este departamento, lo fundamental es que desempeña un papel importante a la hora de facilitar la toma de decisiones empresariales eficientes y mejorar la productividad a todos los niveles. Por esta razón, es esencial que los directivos dediquen tiempo a planificar y desarrollar este departamento crítico dentro de su organización.
Los departamentos de compras son responsables de la adquisición de bienes y servicios. Lo hacen buscando proveedores, licitando, evaluando proveedores, negociando contratos y aprobando pagos. Un departamento de compras tiene muchos beneficios, incluida la reducción de costes, el aumento de la eficiencia y la reducción del desperdicio al adquirir solo lo necesario.
¿Cuáles son los principales objetivos del departamento de compras?
Realizar las compras necesarias, en el momento adecuado, con la cantidad justa, a buen precio y de buena calidad. Esa es su misión.
La gestión de las compras es uno de los aspectos más importantes a la hora de dirigir una empresa con éxito. Su papel es clave en el diseño e implementación de la estrategia global de la compañía. Compras debe ser un nexo de unión entre todos los departamentos por el que debe pasar la mayor parte de los costes de la compañía.
Un departamento de Compras maduro, puede ayudarte a reducir costes, mitigar riesgos y mejorar la relación con todos los Stakeholders. Además, de cara a la salud financiera de la organización, compras ayuda a mantener los costes bajos, aumentando así los beneficios y asegurando la continuidad del negocio.
Funciones del Departamento de Compras
El departamento de Compras juega un papel clave en la gestión de la cadena de suministro. Por lo general ayudan al resto de departamentos a identificar sus necesidades y gestionar el proceso de solicitud de cotizaciones, buscando mantener precios competitivos acordes con el presupuesto.
De manera general podemos decir que los principales objetivos del departamento de Compras son:
1. Reducir costes
No se trata solo de reducir costes momentáneos, si no de asegurar una estructura de costes eficiente que permita la continuidad del negocio y optimice nuestros procesos. Por lo general una buena estructura de Compras permite a las organizaciones conseguir ahorros y ofrecer mejores precios a sus consumidores sin perder la calidad de los productos.
Un mayor control y visibilidad del gasto permite identificar así costes innecesarios para el correcto funcionamiento de la organización.
2. Reducir el riesgo y garantizar la seguridad del suministro
La cadena de suministro lleva implícito gestionar ciertos riesgos de terceros. El departamento de compras debe ser capaz de identificar riesgos, evaluarlos y mitigar su impacto en la organización. Para ellos se suele realizar una matriz de riesgos y un plan de crisis donde se detallan todas las acciones que deberán llevarse a cabo en caso de que cualquier amenaza se convierta en real.
3. Fortalecer las relaciones
Compras no se encarga solo de adquirir bienes o servicios, sino de establecer relaciones estables y duraderas con todos los Stakeholders. Esto incluye, nuestros proveedores, el equipo directivo, empleados, accionistas y consumidores.
El desafío del departamento de compras es lograr que los proveedores se involucren, logrando que invierta en la relación a largo plazo.
Por otro lado, también debe trabajar con el equipo interno de áreas como Marketing, Finanzas o Logística para garantizar que todos estén alineados.
4. Mejorar la calidad
Compras y Calidad deben estar íntimamente ligados y trabajar conjuntamente para mejorar los estándares de sus productos.
5. Perseguir la innovación
El departamento de Compras está en contacto con multitud de empresas externas, por lo que es una excelente oportunidad para buscar mejoras que favorezcan la innovación y puedan suponer una ventaja competitiva para nuestra empresa.
6. Aprovechar la tecnología
Existen una gran variedad de herramientas tecnológicas que pueden ayudar a impulsar nuestra empresa. Compras debe ser capaz de identificar problemas e ineficiencias en la cadena de suministro y seleccionar aquellas soluciones de software, como sistemas de control de inventarios que impulsen la gestión de su Supply Chain.
Comprar no es solo el proceso de adquirir bienes o servicios. Es el proceso de adquisición estratégica de bienes y servicios, que se puede realizar mejor examinando las necesidades actuales y las expectativas futuras de una empresa. Los departamentos de compras son críticos para las empresas porque a menudo tienen la información más detallada sobre los productos y servicios que necesita una empresa.
KPI´s del Departamento de Compras
Medir nuestras acciones y estrategias de Compras es clave para sacar conclusiones claras y precisas que nos permitan tomar decisiones eficientes.
Algunos de los KPi´s principales del área de compras son:
- Número de Proveedores.
- Calificación de calidad del proveedor.
- Tiempos del ciclo de la orden de compra.
- Plazos de ejecución.
- Relación entre presupuesto y gasto real.
- Porcentaje de ahorro de costes.
- Gasto Gestionado por el departamento.
- Indicadores de ESG.
- Porcentaje de Tail Spend.
Compras y Logística
En la gestión de compras, podemos afirmar que es una de las tareas más importantes de la cadena de suministro y es aquí donde el área de logística adquiere gran importancia.
Entendemos la logística como el proceso por el que un producto pasa de un punto A a un punto B para satisfacer la demanda de una empresa o consumidor. Compras es el encargado de coordinar con los responsables de logística todas las acciones relacionadas con el aprovisionamiento, gestión de Stock y optimización de pedidos. El objetivo, como hemos comentado anteriormente es garantizar el stock de mercancías en todo momento.
