KPI en Compras: los indicadores clave que debe medir tu departamento
En este post hablaremos sobre los KPIs en Compras que debes medir en tu empresa, algunos ejemplos de indicadores y 5 razones para empezar a medirlos.
¿Qué son los KPIs en Compras?
Un KPI (Key Performance Indicator) significa indicadores clave del desempeño. Son métricas que se utilizan para medir el rendimiento de un área o acción con el fin de sacar conclusiones precisas basadas en datos.
Las empresas buscan continuamente formas de mejorar sus procesos de compras. Sin embargo, para hacerlo de manera eficiente, es importante cuantificar y medir el sistema existente. La lista exacta de KPI o indicadores clave del rendimiento varía entre empresas e industrias. No obstante, los indicadores clave de desempeño son casi siempre los mismos en cualquier departamento. Estas métricas miden y ayudan a evaluar el rendimiento del proceso de Compras de una organización en términos de costes, tiempo y calidad. También deben proporcionar información significativa sobre cómo está funcionando el área de Compras.
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Ejemplos de KPIs para medir el desempeño de tus Compras
Algunos de los KPI´s que debes tener en cuenta en tu departamento de Compras son:
KPI internos del Departamento de Compras:
De manera general podemos decir que los indicadores de desempeño del departamento de Compras son los siguientes:
- Número de Proveedores.
- Tasa de Cumplimiento de contratos.
- Calificación de calidad del proveedor.
- Disponibilidad de proveedores.
- Tiempos del ciclo de la orden de compra.
- Tasa y costos de rechazo de proveedores.
- Plazos de ejecución.
- Compras de emergencia.
- Relación entre presupuesto y gasto real.
- Costes administrativos de Ordenes de Compras.
- Porcentaje de ahorro de costes.
- Tasa de Cost Avoidance.
- Gasto Gestionado por el departamento.
- ROI de adquisiciones.
- Indicadores de ESG.
- Porcentaje de Tail Spend.
Sin embargo, de cara a nuestros proveedores podemos medir y evaluar su rendimiento con los siguientes KPI´s.
KPI para proveedores:
Antes de establecer las métricas, es importante que el área de compras asesore a los clientes para asegurarse de que se cumplen los siguientes requisitos previos.
Número de alianzas de proveedores:
- Número limitado de proveedores con un impacto clave (porcentaje significativo de gasto) en su coste total de bienes.
- Características de tales alianzas:
- Contratos a largo plazo.
- Participar en sesiones de diseño de nuevos productos.
- Esfuerzos conjuntos para la mejora de procesos.
- Intercambio de ejecutivos y reducción de tiempos de ciclo.
Porcentaje de proveedores certificados:
- La certificación u Homologación no es una garantía de que los proveedores sean perfectos, pero sí indica que están persiguiendo la excelencia y al menos conocen sus procesos y cómo realizan su trabajo. En este post puedes ver cómo identificar el riesgo de nuestros proveedores.
- La certificación o el cumplimiento es un primer paso importante en cualquier esfuerzo conjunto para mejorar los procesos de la cadena de suministro. Si el proveedor se dedica a su propio programa de mejora de procesos a través de Lean o Lean Six Sigma, es más probable que se formen empresas conjuntas.
Plan de acción
Una vez establecido y medido el rendimiento del departamento, debemos construir un cuadro de mando integral que refleje toda la actividad de Compras y nos permita saber los siguientes pasos.
¿Por qué debes medir el rendimiento de Compras en tu empresa?
Existen 5 principales razones por las que debes medir el resultado de tus compras o adquisiciones:
- Facilita la consecución de objetivos.
- Mejora el rendimiento.
- Permite detectar oportunidades de mejora.
- Identificar procesos rotos.
- Generar informes sobre los resultados y desempeño.
Como consultores expertos en el área de Compras, Logística y Supply Chain, podemos ayudarte a medir y controlar cada función de su departamento. No dudes en contactarnos y ver en qué áreas podemos ayudarte.
Tabla de KPI en compras: qué mide cada indicador y por qué importa
Tener claro el listado de KPI no basta; lo que diferencia a un departamento de compras maduro es saber qué mide cada métrica y qué decisión desencadena. Esta es la batería de indicadores que solemos implantar en un cuadro de mando, pensada para cubrir las tres palancas que de verdad importan: coste, fiabilidad del suministro y control del gasto.
| KPI | Qué mide | Por qué importa |
|---|---|---|
| Ahorro (saving) | Reducción de coste lograda frente al precio de referencia o histórico | Es la prueba directa del valor que aporta compras a la cuenta de resultados |
| % de gasto bajo contrato | Porcentaje del gasto canalizado a través de acuerdos negociados | Más cobertura contractual significa mejores condiciones y menos riesgo de precio |
| Lead time de proveedor | Plazo medio entre el pedido y la recepción del material | Condiciona el stock de seguridad y la capacidad de respuesta de la operación |
| OTIF (On Time In Full) | % de pedidos entregados a tiempo y completos | Refleja la fiabilidad real del proveedor y el impacto en producción y cliente |
| PPV (Price Purchase Variance) | Desviación entre el precio pagado y el precio estándar o presupuestado | Detecta fugas de coste y precios fuera de lo negociado |
| Nº de proveedores activos | Cantidad de proveedores con pedidos en el periodo | Una base inflada eleva costes de gestión y diluye el poder de negociación |
| Plazo medio de pago (DPO) | Días medios que se tarda en pagar a proveedores | Impacta directamente en el circulante y en la salud financiera de la empresa |
| Tasa de no conformidades | % de entregas con defectos, rechazos o incidencias de calidad | Señala riesgos de calidad y sobrecostes ocultos en retrabajo y devoluciones |
| % de maverick buying | Compras realizadas fuera del proceso o del proveedor homologado | El gasto descontrolado anula ahorros negociados y eleva el coste de proceso |
| Coste de proceso por pedido | Coste administrativo de tramitar una orden de compra | Mide la eficiencia operativa y el potencial de automatización |
| Rotación de inventario | Veces que el stock se renueva en un periodo | Evita inmovilizado y obsolescencia, liberando caja |
| % de gasto bajo gestión | Proporción del gasto total que compras controla y gestiona | Cuanto mayor es, mayor es la palanca de ahorro y de control de la función |
Definir estos indicadores es la parte sencilla; lo complejo es alimentarlos con datos fiables y traducirlos en decisiones. Por eso, cuando ayudamos a un equipo a montar su cuadro de mando, lo abordamos dentro de nuestra consultoría de compras, conectando cada métrica con palancas concretas de mejora. Si tu prioridad es el ahorro, el trabajo arranca por entender la estructura de coste real de cada categoría, algo que abordamos en nuestro servicio de análisis de costes.
¿Quieres dejar de medir por medir y empezar a ahorrar de forma sostenida? Cuéntanos en qué punto está tu departamento y diseñamos contigo el cuadro de mando y el plan de acción. Habla con nuestros consultores de compras.
