KPI en COMPRAS, ¿Por qué son importantes?

En este post hablaremos sobre los KPI en Compras que debes medir en tu empresa, algunos ejemplos de indicadores y 6 razones para empezar a medirlos.

¿Qué son los KPI en Compras?

Las organizaciones buscan continuamente formas de mejorar sus procesos de adquisiciones. Sin embargo, para mejorar un proceso, es importante primero cuantificar y medir el sistema existente. La lista exacta de KPI o indicadores clave del rendimiento varía entre empresas e industrias. Sin embargo, los indicadores clave de desempeño de los proveedores son casi los mismos. Miden y ayudan a evaluar el desempeño del proceso de Compras de una organización en términos de costes, tiempo y calidad. También deben proporcionar información significativa sobre cómo todo el proceso de adquisiciones está funcionando con el resto de los procesos de la organización.

Ejemplos de KPI en el área de Compras

Ejemplos de KPI para medir el desempeño de tus Compras

Algunos de los KPI´s que debes tener en cuenta en tu departamento de Compras son:

KPI para clientes:

  • Nivel de satisfacción del servicio
  • Nivel de riesgo y tiempo de protección

Beneficios de compra: ahorros / elementos a evitar (puede ser en términos de dólares totales, así como en dólares totales divididos por el gasto direccionable, por lo que brinda la efectividad de sus proyectos de abastecimiento en porcentaje).

  • ROI
  • El nivel de satisfacción se puede lograr mediante una encuesta para medir qué tan satisfecho está su cliente con sus servicios.

KPI para proveedores:

Antes de establecer las métricas, es importante que la organización de compras asesore a los clientes para asegurarse de que se cumplen los siguientes requisitos previos. Estos deben mostrarse como la capacidad de mapeo de la organización (en ‘Convertirse en un asesor de confianza’).

Número de alianzas de proveedores:

  • Número limitado de proveedores con un impacto clave (porcentaje significativo de gasto en dólares) en su costo total de bienes.
  • A menudo, el 20 por ciento o menos de sus proveedores representan el 80 por ciento del gasto. El énfasis debe estar en los proveedores que puedan diferenciarlo o brindarle una ventaja competitiva distintiva.
  • Características de tales alianzas:
    • Contratos de hoja perenne a largo plazo
    • Participar en sesiones de diseño de nuevos productos
    • Esfuerzos conjuntos para la mejora de procesos
    • Intercambio de ejecutivos y reducción de tiempos de ciclo

Porcentaje de proveedores certificados:

  • La certificación no es una garantía de que los proveedores sean perfectos, pero sí indica que están persiguiendo la excelencia y al menos conocen sus procesos y cómo realizan su trabajo. En este post puedes ver cómo identificar el riesgo de nuestros proveedores.
  • La certificación o el cumplimiento es un primer paso importante en cualquier esfuerzo conjunto para mejorar los procesos de la cadena de suministro. Si el proveedor se dedica a su propio programa de mejora de procesos a través de Lean o Lean Six Sigma, es más probable que se formen empresas conjuntas.

Métricas de cuadro de mando para proveedores: ejemplo

Primero, crea cinco dimensiones: Calidad, Financiera, Tecnología, Riesgos y Servicios. Estos son aplicables a cualquier proveedor que pertenezca a la categoría Servicios, como

  • Suministro de materias primas
  • Logística
  • Embalaje
  • MRO

Para cada KPI en Compras, debes crear una escala, y esta escala se alinea con una puntuación de 0 a 100. Cada vez que se miden estos indicadores, trimestral o anualmente, tiene una puntuación que puede reflejar el desempeño del proveedor en ese período. También puede sofisticar el modelo imponiendo diferentes pesos para cada KPI, así como diferentes pesos para cada dimensión. Por lo tanto, puede agregar todos los KPI en una puntuación final.

Plan de ACCION

Adoptar las prioridades y métricas de KPI en Compras es una propuesta desafiante que involucra muchas partes móviles. Puede seleccionar algunos indicadores que definió para cada actividad y construir un cuadro de mando integral que refleje toda la actividad de Compras. Como se describe en la actividad Proveedor, puede definir diferentes ponderaciones para cada KPI, así como diferentes ponderaciones para cada actividad. Hacerlo le permite agregar todos los KPI en una puntuación final y realizar un seguimiento de la evolución de las compras en su conjunto.

Razones para medir tus compras

¿Por qué debes medir las Compras en tu empresa?

En este apartado te daremos 6 razones por las que debes medir el resultado de tus compras o adquisiciones con KPI.

  1. Alcanzar Objetivos. Los objetivos se logran primero sabiendo dónde se encuentra y luego decidiendo dónde se quiere estar. Los KPI son la clave para saber dónde se encuentra ahora, para posteriormente establecer una nueva y mejor dirección. Una vez que logre ese objetivo, su próxima meta puede ser trabajar con los proveedores para disminuir los costos de modo que los precios puedan reducirse aún más.
  2. Mejore el rendimiento. Como dijo William Thomson, “Lo que se mide, no se puede mejorar”. Puede mejorar el rendimiento estableciendo unos objetivos y luego midiendo si ha alcanzado ese objetivo. Si no lo hace, puede tomar las medidas menos adecuadas. Si cumple con el objetivo, entonces puede “subir el listón” y establecer un nuevo desafío objetivo en el nivel de rendimiento actual.
  3. Oportunidades para aprender y crecer. Si sus KPI muestran que no cumplió con algunos de sus objetivos, entonces le dará la oportunidad de investigar y averiguar por qué. Las razones que descubra pueden indicarle a la dirección de nuevos conocimientos que necesita adquirir o nuevas habilidades que necesita mejorar. Si hace esto, su educación lo ayudará a crecer como persona y como profesional de adquisiciones.
  4. Procesos rotos. El proceso de adquisición es una combinación de tareas y decisiones necesarias para realizar una actividad de Compras. Un ejemplo de proceso es “pago a un proveedor”. Si los KPI que utiliza para estos procesos no logran sus objetivos, entonces podría ser un indicador de que los procesos no funcionan. A su vez, le dirá que sus objetivos no se están cumpliendo y dónde y cómo debe tomar medidas correctivas.
  5. Influir en el comportamiento. Las medidas de desempeño pueden ser una forma poderosa de motivar a las personas a cambiar comportamientos no deseados. Por ejemplo, si mide el cumplimiento del contrato (es decir, qué proporción del dinero gastado en proveedores está cubierto por un contrato), identificará a aquellos que no cumplen con sus políticas de Compra y, por lo tanto, pueden costar dinero a su organización.
  6. Informe su valor. Decirle a otros en su organización que el trabajo que está haciendo no es suficiente con datos objetivos. El uso de un enfoque de cuadro de mando integral, por ejemplo, mostrará a los demás que no solo brinda beneficios financieros, sino que también cumple con las expectativas de los clientes, mejora los procesos y contribuye continuamente al aprendizaje y al aprendizaje.

Como consultores expertos en el área de Compras y Supply Chain, podemos ayudarte a medir y controlar cada función de su departamento. No dudes en contactarnos y ver en qué áreas podemos ayudarte.

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