En este post hablaremos de los riesgos de proveedores, algunos ejemplos, consejos para gestionarlos y evitarlos.
De forma sencilla, cuando pensamos en los riesgos que nos pueden generar nuestros proveedores, nos imaginamos situaciones que pongan en peligro el suministro de alguno de sus productos o servicios. Y que, en consecuencia, puedan retrasar o paralizar nuestras operaciones.
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Ejemplos de riesgos de proveedores que debemos evitar
Siendo esto cierto, también hay que analizar escenarios conflictivos que estén relacionados con:
- Problemas legales o normativos por incumplir la legalidad o no estar en línea con nuestra política corporativa
- Incumplimiento de la confidencialidad de información por una mala praxis del proveedor
- Riesgos en relación al país donde se encuentre el proveedor
- Un problema reputacional del proveedor, que socialmente nos afecte al identificarnos como cliente
- Reducción en la calidad de los productos o servicios contratados, que por lo tanto repercuta en los nuestros
- Riesgos financieros que pueden afectar a su actividad
- Potencial transformación en un proveedor monopolista
- Etc…
En resumen, todos los elementos alrededor de nuestros proveedores (mercado, finanzas, calidad, servicio, etc) repercuten de forma directa en nuestra actividad. Es fundamental tener el máximo conocimiento posible, de forma ordenada y estructurada para poder tomar decisiones estratégicas en cuanto al aprovisionamiento con los proveedores.
¿Existe una legislación que nos obligue a realizar esta gestión del riesgo de proveedores?
Aunque es cierto que muchas empresas, especialmente en el sector financiero, han desarrollado potentes modelos propios para homologar proveedores, no existe una obligación legal para hacer una gestión proactiva del riesgo de nuestro pool de proveedores.
No obstante, las empresas, independientemente del tamaño o sector, deberían establecer políticas y procedimientos para anticiparse y tener identificados los potenciales problemas que, una deficiente actuación en algún ámbito por parte de sus proveedores, pudiera repercutir de forma negativa en la actividad de la compañía.
Por otro lado, y de modo muy resumido, el artículo 31 bis del código penal, exime a la empresa de responsabilidad si ha realizado las siguientes actividades:
- Identificar las actuaciones de nuestros proveedores, en cuyo ámbito puedan ser cometidos delitos o infracciones para poder ser prevenidos
- Establecer políticas o procedimientos, que demuestren la firme voluntad de la empresa de adoptar acciones en relación a esas actividades de los proveedores. Esto incluye por ejemplo temas de control financiero
- Realizar de forma periódica una verificación del modelo para contrastar el cumplimiento normativo de los proveedores según la política establecida
Gestión del riesgo de proveedores en Forsitis Sourcing Experts
Independientemente del tamaño o sector de la compañía, podemos ayudar a detectar los riesgos evitando problemas con los proveedores.
Lo primero, es conocer los riesgos y poner en marcha un modelo de gestión que nos permita controlar las causas que los desencadenan y actuar en consecuencia. En este sentido proponemos un modelo de gestión con una operativa clara y objetiva, soportada por sistemas informáticos que permiten automatizar los procesos.
De forma resumida, un Proyecto de Gestión de Riesgo de proveedores se divide en:
1.- Realizar un MAPA DE GESTIÓN de riesgos por categoría (no todas son igual de críticas) donde definiremos:
- Riesgos específicos asociados a la categoría que debemos monitorizar
- Cómo son de críticos en función de la probabilidad de que ocurran y del impacto que tendrían en nuestra cadena de suministro
- Qué áreas de nuestra empresas están implicadas y qué medidas tomamos para controlar los riesgos identificados
- Qué información vamos a solicitar a los proveedores y qué alertas vamos a definir en el sistema para automatizar, en la medida de lo posible, la cualificación de los proveedores
2. Una vez realizado el Mapa de Gestión del riesgo, hay que llevar a cabo una GESTIÓN OPERATIVA del mismo, identificando a través de una matriz, acciones en relación a cada uno de los componentes del grupo de proveedores (estratégicos, relevantes, commodities, etc), que tienen que ser llevadas a cabo por los gestores de la categoría o por los responsables del Departamento de esos proveedores.
Algunas de estas medidas podrían ser:
- Búsqueda de proveedores alternativos en otros mercados
- Definición, junto con el cliente interno, de productos alternativos
- Rutas alternativas de suministro en colaboración con los proveedores
- Stocks de seguridad o consignación
- KPI’s de seguimiento del mercado. Definición de alarmas
- Contratación de herramientas de análisis específico sectorial
- Creación de workshop de trabajo con cliente interno y proveedores
Para ello, como expertos en Compras y Supply Chain, forsitis implanta las herramientas electrónicas y la metodología de apoyo para automatizar los procesos, haciendo especial hincapié en la prevención, homologación, evaluación y cualificación de proveedores.
