El Category Management es una de las múltiples estrategias que podemos establecer en nuestro departamento de Compras para optimizar sus recursos y controlar mejor el gasto.
¿Qué es el Category Management en Compras?
La gestión de categorías, Category Management, o abreviadamente CATMAN, es el modelo de planificación estratégica de compras. Podemos definir la Gestión de Categorías, como el procedimiento por el que una empresa segmenta y organiza los suministros que necesita la organización en diferentes grupos.
Estos grupos de Compras son los que denominamos categorías, y permiten simplificar toda la gestión de Compras. El Category Management es un proceso que busca aportar valor a todas las operaciones que realiza el departamento de Compras
El motivo principal que impulsa a las organizaciones a realizar una buena gestión por categorías es el desconocimiento sobre el gasto de la empresa. Conocer dónde va cada euro, ayuda a organizar la estructura de Compras y a determinar con precisión dónde debemos focalizar nuestros esfuerzos como Departamento.
Si te interesa este post, es probable que también te interese: El aprovisionamiento en la empresa
Proceso de Category Management
El Category Management no es una tarea que se realice una única vez y que podamos tachar de nuestra lista de tareas. Se trata de un proceso continuo para organizar los suministros en pequeños segmentos, y sacar partido a toda la información que se recaba, siendo más eficientes con nuestro gasto. Para ello requiere la creación de puestos de Category Managers, a los que asignaremos distintos roles de compras, buscando la especialización y optimización de dichas categorías.
Un proceso de Category Management pasará por las siguientes fases:
- Definición: ¿Qué tipos de Compras entran en esta categoría?, ¿Por qué?, ¿Qué criterios está utilizando para organizar diferentes tipos de Compras en la misma categoría?
- Análisis de costes: ¿Cuánto se está gastando en cada categoría de suministro?, ¿Cuántos proveedores existen en cada categoría?
- Análisis de mercado: Según la situación del mercado, ¿Estamos gastando el dinero de nuestro presupuesto de manera eficiente? ¿Podemos hacer más con menos? ¿Hay proveedores dispuestos a ofrecernos la misma calidad a precios más bajos?
- Implementación: A partir de los análisis previos, ponemos en marcha acciones cuantificables para poder corregir los problemas encontrados en la fase previa. Estas acciones pueden estar relacionadas con proveedores, artículos, procedimientos de compras existentes, etc.
- Mejora Continua: Una vez medidos los resultados de la implementación, se toman nuevas medidas que corrigen los errores y fortalecen las oportunidades detactadas. vamos optimizando los procesos de compras.
Diferencias entre el abastecimiento estratégico y el Category Management
La gestión de categorías no debe confundirse con el abastecimiento estratégico. El Category Management es la agrupación de materiales / artículos para facilitar la gestión del departamento. El abastecimiento estratégico es el sistema de reevaluación continua para estar un paso por delante de los cambios en las tendencias de la oferta o la demanda en el mercado.
El objetivo de la gestión de categorías es ahorrar tiempo y dinero. Implica una relación cercana con menos proveedores para agregar valor juntos. Los componentes de la gestión de categorías involucran a todas las partes interesadas y abarca toda la cadena de suministro.
Beneficios del Category Management
Una buena gestión de las categorías es clave para aplicar eficiencia y acelerar nuestros procesos de Compras.
1.Guía la toma de decisiones
La gestión de categorías permite al equipo segmentar y agrupar cuidadosamente las Compras en grupos más pequeños. Esto permite desglosar el gasto y analizarlo más detalladamente.
Teniendo el gasto claramente identificado es mucho más fácil conocer aquellas áreas donde es posible mejorar y ser más eficientes con nuestras Compras.
2.Ayuda a identificar problemas de la cadena de Suministro
El Category Management divide las compras en grupos homogéneos, lo que permite controlarlos más de cerca. Ello es primordial para poder identificar y resolver cualquier problema antes de que se convierta en un riesgo real.
3.Prioriza el gasto.
El Category Management permite identificar qué Compras son las Core, y cuál es el impacto de cada una de ellas tienen en nuestra organización. La gestión de las categorías es primordial para ver qué medidas debemos tomar para proteger nuestra cadena de suministro.
4. Mejora la relación cliente-proveedor
Facilita el beneficio mutuo y las relaciones duraderas. El Category Management es una de las vías para identificar proveedores clave, que son importantes para el día a día de la organización.
La gestión de categorías ayuda a mejorar la relación entre la compañía y sus proveedores, desde las compras de suministros más básicas, hasta las más complejas, para conseguir el éxito cliente-proveedor.
5.Oportunidades de ahorro
La gestión por categorías permite detectar las diferentes “pelotas de gastos”, en qué artículos se reparten o cuánto presupuesto se está destinando a esas Compras.
Gracias a esto, podremos ver fácilmente en qué categorías estamos dedicando un excesivo presupuesto o en cuáles estamos comprando grandes cantidades, pudiendo así, buscar ahorros por volumen o reducir proveedores y agrupar compras en un mismo distribuidor.
6.Mejora de la gestión de riesgos de los proveedores
La gestión de riesgos de proveedores busca reducir la exposición de nuestra organización a las deficiencias provenientes de los proveedores. Nos permite identificar las categorías más críticas para facilitar el control del riesgo, y evitar imprevistos que afecten a nuestra empresa.
Fases del Category Management
Para realizar un buen Category Management debemos plantearnos las siguientes fases:
1. Planificación del proyecto en gestión por categorías.
- Determinar con precisión el alcance de la categoría.
- Validar la oportunidad.
- Crear el equipo de trabajo multidisciplinar.
- Definir el punto de partida, los objetivos a alcanzar y las acciones a tomar.
- Identificar y definir la gestión de los “Stakeholders” del proyecto.
- Definir el plan de comunicaciones.
- Realizar una auditoría preliminar de la categoría.
- Definir los objetivos de negocio a alcanzar.
- Identificar oportunidades fáciles y rápidas de materializar: quick wins
2. Realizar un análisis de las categorías
- Obtener información de la demanda interna, los proveedores y el mercado.
- Analizar los modelos de precios.
- Determinar la formación de precios a partir de los costes.
- Realizar evaluación tecnológica.
- Análisis de entorno de mercado y de competitividad.
- Determinar las fuentes de oportunidades mediante el análisis de portafolio (Kraljic).
3. Transformación
- Ordenar y resumir los análisis realizados en la etapa anterior.
- Generar y elaborar las opciones estratégicas.
- Evaluar, priorizar y seleccionar opciones estratégicas.
- Identificar y desarrollar la opción estratégica seleccionada.
- Realizar la evaluación de riesgos y crear el plan de contingencia.
- Crear el plan de acción de alto nivel.
- Crear el plan estratégico de compra para la categoría.
- Obtener la aprobación del plan estratégico.
4. Ejecución
- Crear el plan detallado de implementación.
- Definir las mediciones de éxito y el plan de monitorización y control.
- Crear un plan para la gestión del cambio.
- Planificar la relación y los acuerdos a cerrar con el/los proveedores.
- Documentar los acuerdos.
5. Evaluación del proyecto, en esta fase determinamos el resultado final obtenido
- Analizar la ejecución del proyecto e identificar posibles mejoras para futuros proyectos.
- Revisar cómo abordar la gestión de la relación con los proveedores durante la vida del acuerdo.
- Estudiar cómo debemos monitorizar los cambios de entorno, tanto internos como externos.
- Evaluar cómo podemos asegurar que nos mantenemos aportando valor al negocio.
- Identificar los signos que indican que debemos iniciar un nuevo ciclo de análisis de la categoría de compras.
En forsitis ayudamos a nuestros clientes a establecer un control de las categorías y actuamos sobre ellas logrando grandes ahorros.
