Caso de éxito sector Hospitality
2,8M€ de ahorro identificado y 100% trazabilidad del gasto por categorías.
Situación inicial
-
Proveedores registrados (muchos inactivos o duplicados).
-
Facturas acumuladas sin procesar.
-
28 millones de euros circulando sin trazabilidad clara.
-
Órdenes de compra gestionadas fuera de cualquier sistema.
-
Cero visibilidad consolidada del gasto por categorías.
Riesgos
- Pérdida de control financiero.
- Sobrecostes ocultos y facturas extraviadas.
- Riesgos reputacionales frente a proveedores y socios.
- Dificultad para crecer o atraer inversión.
Objetivos
1. Recuperar trazabilidad total del gasto.
2. Estandarizar procesos de compras.
3. Mejorar eficiencia administrativa.
4. Optimizar el gasto y escalar.
El proyecto
El plan de trabajo se divide en las siguientes fases:
- Mapeo inicial de proveedores, facturas y contratos.
- Rediseño de procesos (aprobaciones, órdenes de compra, reporting).
- Quick wins en categorías simples (oficina, limpieza).
- Consolidación de proveedores estratégicos.
- Implementación de tecnología sobre procesos sólidos.
- Despliegue progresivo a categorías complejas (equipamiento, obras).
Resultados globales del proyecto
| Métrica | Antes | Después | Impacto |
|---|---|---|---|
| Proveedores activos | 1.200 | 350 | -70% Administración |
| Tiempo de procesamiento | 35 días | 3 días | +90% más rápido |
| Facturas perdidas | 25/mes | 0 | 100% trazabilidad |
| Visibilidad del gasto | 0% | 100% | 100% Planificación |
| Ahorro identificado | 0€ | 2,8 M€ | -10% del gasto total |
Aprendizaje clave
-
El modelo híbrido combina lo mejor de ambos mundos: conocimiento interno y capacidad externa.
-
La tecnología (Ariba), bien utilizada, permite mantener la trazabilidad y el cumplimiento sin perder agilidad.
-
La autofinanciación del servicio se logra mediante los ahorros y eficiencias generadas.
-
El benchmarking continuo con otros clientes y mercados impulsa la mejora de procesos.
-
Convertir el soporte externo en una extensión estable del área de compras asegura continuidad y resultados sostenibles.
¿Quieres recuperar control y trazabilidad del gasto en tu organización?
Habla con un consultor de Forsitis
