Caso de éxito sector Retail
+5M€ de ahorro y -77% en el plazo medio de firma de contratos.
Situación inicial
- Elevado volumen de contratos en categorías de no mercancías, repartidos entre más de 30 tipologías distintas.
- Equipo de compras dividido en 5 grandes áreas, con capacidad limitada para gestionar eficientemente la renovación y negociación de contratos.
- Alta concentración de renovaciones en determinados periodos del año, generando cuellos de botella.
- Sistema de aprobaciones complejo (Ariba) que ralentizaba la firma de contratos.
- Enfoque en contratos de mayor importe o criticidad, dejando sin gestionar numerosas categorías con potencial de ahorro.
- Falta de visibilidad consolidada de oportunidades y estado de los contratos.
Riesgos
-
Renovación automática de contratos sin revisión de mercado.
-
Pérdida de ahorro potencial y menor competitividad.
-
Retrasos en aprobaciones y procesos administrativos.
-
Sobrecarga del equipo interno en picos de trabajo.
-
Falta de trazabilidad y control de cumplimiento de políticas internas.
Objetivos
1. Reforzar la capacidad del área de compras en periodos críticos
2. Reducir plazos de gestión y firma de contractos
3. Asegurar el cimplimiento de las políticas y procesos de contratación.
4. Obtener eficiencias y operativas cuantificables.
El proyecto
Estructura en torno a un modelo híbrido (equipo interno + equipo Forsitis), centrado en todas las categorías de otras compras:
-
Diagnóstico de la cartera de contratos activos y análisis de cargas de trabajo.
-
Incorporación de equipo Forsitis en cada una de las áreas de compras de “no mercancías”.
-
Revisión y optimización de procesos de contratación y aprobaciones en Ariba.
-
Ejecución de negociaciones y comparativas de mercado.
-
Implantación de un sistema de seguimiento por KPIs y objetivos cuantificables.
-
Ampliación del soporte a nuevas categorías (marketing, obras, mantenimiento, IT).
El modelo adaptado a la demanda, reforzando capacidad con el backoffice en momentos punta y manteniendo la trazabilidad del conocimiento dentro de la compañía.
Resultados globales del proyecto
| Métrica | Antes | Después | Impacto |
|---|---|---|---|
| Plazo medio de firma de contratos | 56 días | 13 días | -77% más rápido |
| Ahorro obtenido | 0€ | + 5 millones de € | 100% autofinanciado |
| Cumplimiento de políticas de compras | Parcial | 100% | 100% control y trazabilidad |
| Capacidad de respuesta en picos de carga | Limitada | Escalable vía backoffice | + flexibilidad operativa |
| Categorías gestionadas | <10 | +30 | Ampliación de cobertura |
Aprendizaje clave
-
El modelo híbrido combina lo mejor de ambos mundos: conocimiento interno y capacidad externa.
-
La tecnología (Ariba), bien utilizada, permite mantener la trazabilidad y el cumplimiento sin perder agilidad.
-
La autofinanciación del servicio se logra mediante los ahorros y eficiencias generadas.
-
El benchmarking continuo con otros clientes y mercados impulsa la mejora de procesos.
-
Convertir el soporte externo en una extensión estable del área de compras asegura continuidad y resultados sostenibles.
¿Quieres mejorar margen y control de compras en tu negocio?
Habla con un consultor de Forsitis
