El proceso de compras dentro de la empresa
¿Qué es el proceso de compra dentro de una empresa?
El proceso de compras se refiere a todos aquellos pasos necesarios que envuelven el proceso de compras. Desde la creación de la necesidad de compra hasta la compra final. Es muy importante que las organizaciones establezcan un proceso riguroso con procedimientos establecidos y planes de acción sobre este proceso para asegurar el éxito en compras.
El proceso debe seguir una estructura clara y aprobada en la organización que permita a todos los actores internos del departamento de compras realizar el proceso, evitando así la retención de know-how en empleados específicos del departamento e incluso posible pérdida en caso de rotación de personal.
Además, varios estudios señalan que el claro establecimiento de un proceso de compras está ligado a una mayor efectividad y eficiencia en compras, que a su vez se traduce a un mayor ahorro económico y a una mejora de la calidad de los bienes y productos adquiridos. También mejora la productividad y la satisfacción laboral de los empleados del departamento, reduciendo así el nivel de rotación y generando una mayor profesionalización de las tareas que realizan dentro del departamento.
Fases del proceso de compras en la empresa
Desde forsitis tenemos claro cuales son las fases de un buen proceso de compras:
- Identificación de la necesidad: Es necesario que el departamento de compras realice un proceso de recopilación de información. Además establecer aquellos requisitos y características necesarios para la compra de bienes y/o productos que satisfagan esa necesidad específica.
- Investigación de mercado: resulta imprescindible para conocer la actualidad del mercado y conseguir los proveedores que mejor se adapten a las necesidades de compra y de la organización. Sin esta investigación previa resulta muy complicado encontrar un producto o servicio que se adapte a nuestras necesidades como empresa.
- Elaboración del tender: Una vez hemos identificado quienes son los potenciales proveedores de lo que necesitamos, elaboramos un Tender. Es necesario que todos los proveedores invitados dispongan de la misma información. Además el proceso cuente con la mayor transparencia posible para asegurar una relación satisfactoria con proveedores actuales y futuros.
- Negociación y adjudicación: El departamento de compras deberá actuar con responsabilidad a la hora de negociar las ofertas recibidas con el fin de asegurar una buena relación con los proveedores adjudicados y evitar posibles futuros problemas derivados de negociaciones poco ventajosas para alguna de las partes.
- Seguimiento y mejora continua: Es necesario que el departamento de compras mantenga una evaluación y seguimiento constante tanto de sus proveedores como de sus procedimientos internos, con el objetivo de corregir deficiencias y realizar una mejora continua en el proceso.
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De entender el proceso a profesionalizarlo
Tener claras las fases es el primer paso, pero la diferencia entre un departamento que compra bien y otro que improvisa está en cómo se ejecuta cada etapa. La identificación de la necesidad y el seguimiento de proveedores forman parte del trabajo diario que abordamos desde las prácticas básicas de compras, donde fijamos procedimientos sólidos para que el proceso no dependa del know-how de una sola persona y sobreviva a cualquier rotación.
Las etapas que más impacto tienen en la cuenta de resultados también se pueden reforzar con apoyo especializado. La investigación de mercado y la selección rigurosa de proveedores ganan fiabilidad con un proceso de homologación de proveedores bien diseñado, mientras que la negociación y la adjudicación dejan de ser una cuestión de intuición cuando se sustentan en un análisis de costes que revela el precio justo de lo que estás comprando.
Si quieres convertir este proceso en una ventaja real para tu organización, en Forsitis lo implantamos contigo de principio a fin. Conoce nuestros servicios de consultoría de compras y hablemos de cómo profesionalizar tu departamento.
