Tu empresa ha crecido más rápido de lo que crecieron tus procesos. Compráis cuando hace falta, a quien os atiende antes, y muchas veces sin comparar. No hay un departamento de compras como tal: lo lleva quien puede, entre mil cosas más. El gasto está repartido entre varias personas, nadie tiene la foto completa y, cuando alguien pregunta cuánto os gastáis al año en un proveedor concreto, la respuesta tarda días en llegar. Si esto te suena, estás en la etapa de aprovisionamiento básico, y es el mejor punto desde el que empezar.
Qué significa estar en aprovisionamiento básico
Es la primera etapa de madurez de cualquier función de compras. No es un problema de talento ni de esfuerzo: es que la empresa nunca paró a montar los cimientos porque estaba ocupada vendiendo y entregando. Comprar funcionaba cuando erais cuatro. Ahora que sois más, esa forma reactiva de comprar se ha convertido en una fuga silenciosa de margen.
Hay señales bastante claras de que estás aquí:
- Nadie sabe con exactitud cuánto se gasta al año, ni en qué, ni con qué proveedores.
- Cada pedido lo aprueba (o no) una persona distinta, sin un criterio común.
- Trabajáis con proveedores que entraron hace años y a los que nunca habéis vuelto a comparar.
- No tenéis un proceso escrito: cada compra se resuelve sobre la marcha.
- Las facturas y los pedidos viven en correos, hojas de cálculo sueltas y la cabeza de tres personas.
- Sospechas que estáis pagando de más, pero no tienes los datos para demostrarlo.
La buena noticia es que en esta etapa los avances se notan rápido. Cuando no hay método, poner el primero genera ahorros y control casi de inmediato. No hace falta una transformación de tres años; hace falta ordenar lo que ya tienes.
Qué hace Forsitis por ti en esta etapa
Montamos los cimientos de tu función de compras. No te vendemos un software ni un manual de 200 páginas que nadie va a leer: ponemos en marcha lo mínimo imprescindible para que dejes de comprar a ciegas y empieces a comprar con criterio. Empezamos por entender qué compras, a quién y cuánto, y a partir de ahí ordenamos el gasto, definimos un proceso sencillo y dejamos a tu equipo con algo que pueda seguir usando cuando nos vayamos.
Lo hacemos pegados a tu día a día. Esta es la base de nuestra consultoría de compras: sentido común aplicado, no diapositivas. Y como esta es la primera de varias etapas, lo que montamos aquí está pensado para que mañana puedas dar el siguiente paso sin tener que rehacerlo. Si quieres entender el porqué de cada pieza, lo explicamos en el aprovisionamiento en la empresa.
Qué incluye
- Mapa del gasto: recopilamos y ordenamos todo lo que compras hoy, lo agrupamos por categorías y por proveedor, y te entregamos una foto clara de dónde se va el dinero.
- Proceso de compra mínimo: definimos quién pide, quién aprueba, en qué importes y con qué pasos. Un circuito simple, escrito y que tu equipo puede cumplir sin fricción.
- Organización y homologación de proveedores: ponemos en orden con quién trabajas, eliminamos duplicidades y homologamos a los primeros proveedores con criterios básicos de fiabilidad, precio y servicio.
- Control básico: dejamos montado un sistema sencillo para registrar pedidos, comparar precios y detectar desviaciones antes de que se conviertan en sobrecoste.
- Visibilidad para dirección: un cuadro de seguimiento que puedas mirar de un vistazo, sin depender de que alguien te prepare un informe cada vez.
- Acompañamiento al equipo: formamos a quien lleva las compras para que el método se quede dentro de casa y no dependa de nosotros.
Qué te llevas
Sales de esta etapa con una función de compras que existe, aunque sea pequeña. Dejas de improvisar cada pedido y empiezas a tener decisiones repetibles. Concretamente, te llevas tres cosas que hoy no tienes:
- Control. Sabes qué compras, a quién y cuánto, en cualquier momento y sin pedir favores.
- Ahorro inicial. Solo con ordenar el gasto y renegociar a los proveedores con los que más volumen mueves, suelen aparecer los primeros euros que dejas de tirar.
- Una base sobre la que crecer. El proceso, los proveedores homologados y el control quedan montados para que, cuando estés listo, puedas pasar a optimizar de verdad sin empezar otra vez de cero.
No prometemos cifras mágicas. Lo que sí te garantizamos es que pasarás de no saber a saber, y de comprar por inercia a comprar con criterio. En esta etapa, eso ya es mucho dinero.
Para quién es esta etapa
Encaja sobre todo en empresas que han crecido y se han dado cuenta de que las compras se les han ido de las manos: facturáis, vendéis, pero el gasto está descontrolado y no hay nadie dedicado a ello. También en empresas que arrancan ahora su función de compras y quieren hacerlo bien desde el principio, en lugar de tener que desmontar malas costumbres dentro de dos años. Si ya tienes un departamento estructurado y buscas afinar metodología o exprimir el último punto de ahorro, probablemente estés en una etapa posterior y te convenga otro de nuestros servicios.
Si te ves en el caos reactivo que describimos arriba, no necesitas tenerlo todo claro antes de hablar con nosotros: precisamente para eso estamos. Cuéntanos cómo compráis hoy en una reunión sin compromiso y te diremos, con franqueza, por dónde empezar y qué orden de ahorro tiene sentido esperar. Reserva una reunión y ponemos los cimientos juntos.
